Für das Unternehmen einen Exchange Server 2016 kaufen

In kleinen und großen Unternehmen werden Tag für Tag Unmengen an Daten verarbeitet. Dazu gehören Kundendaten, E-Mails, Bestellungen und noch sehr viel mehr. Mitunter werden verschiedene Softwareprodukte zur Erledigung der zahlreichen Aufgaben genutzt. Deutlich einfacher gelingt es jedoch mit einem Microsoft Exchange Server 2016 Standard oder dem Exchange Server 2016 Enterprise. Mit diesen Komplettlösungen werden Daten zentral gespeichert und sind deshalb jederzeit abrufbar.

Der Exchange Server 2016 Standard ist eine große Hilfe

Wer sich einen Exchange Server 2016 kaufen möchte, kann zwischen zwei unterschiedlichen Versionen auswählen. Für die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen, die auch oftmals als KMU bezeichnet werden, reicht der Exchange Server 2016 Standard völlig aus. Er ist mit bis zu fünf Datenbanken nutzbar.

Besonders interessant sind die Möglichkeiten der Kommunikation. In jedem Unternehmen treffen täglich hunderte und manchmal auch tausende E-Mails ein. Dabei kann es sich um Nachrichten von Kunden oder Geschäftspartnern handeln. Zudem kommunizieren die Angestellten untereinander per E-Mail. Trotz dieser großen Menge sollte auf keinen Fall der Überblick verloren gehen. Es wäre für das Unternehmen fatal, wenn ausgerechnet eine wichtige zeitkritische E-Mail in der Flut von Nachrichten unterginge. Solche Probleme werden durch den Exchange Server 2016 Standard von vornherein verhindert.

Eingehende E-Mails lassen sich so konfigurieren, dass sie sofort in die dafür vorgesehene Abteilung weitergeleitet werden. Dadurch wird jedem einzelnen Mitarbeiter eine übersichtliche Anzahl an Benachrichtigungen zugestellt. Da es jedoch auch E-Mails gibt, die für mehrere Abteilungen von Bedeutung sind, lassen sich in diesem Bereich passende Konfigurationen treffen. Mitarbeitern wird es sogar ermöglicht, gemeinsam daran zu arbeiten.

Gemeinsame Nutzung von Dokumenten

Der MS Exchange Server 2016 Standard bietet einen zentralen Platz zur Speicherung von Dokumenten. Diese brauchen dann nicht mehr von einem Mitarbeiter zum nächsten geschickt zu werden. Dieser bearbeitet das Dokument und sendet es an den ursprünglichen Kollegen zurück. Diese Zeiten sind dank des modernen Exchange Servers vorbei.

Es gibt einen zentralen Speicherplatz, an dem sämtliche Dokumente abgelegt sind. Der Administrator vergibt die entsprechenden Berechtigungen. Er kann festlegen, welcher Mitarbeiter einen Zugriff auf die jeweiligen Dokumente bekommt. Es geht sogar noch präziser. Er kann festlegen, ob der jeweilige Kollege lediglich eine Einsicht in das Dokument bekommt, oder ob er auch Änderungen vornehmen darf. Gleichzeitig wird dann jedoch völlig automatisch ein Protokoll angelegt. Mit diesem lässt sich hinterher nachverfolgen, welcher Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt Änderungen an dem Dokument vorgenommen hat. Falls doch wider Erwarten ein Fehler begangen wurde, kann die verantwortliche Person zur Rede gestellt werden. Dadurch kann keiner mehr die Schuld auf seine Kollegen abwälzen.

Eine weitere Besonderheit, die der Exchange Server 2016 Standard bietet, ist das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten. Mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Das ist eine enorme Erleichterung und bietet zudem eine Einsparung von Arbeitszeit.

Ausgeklügelte Suchfunktionen erleichtern die Arbeit

Viele Unternehmen möchten sich den Microsoft Exchange Server 2016 kaufen, weil er eine deutliche Einsparung bei der Arbeitszeit bietet. Dabei geht es nicht nur darum, dass mehrere Mitarbeiter gleichzeitig Dokumente bearbeiten können. In jedem Unternehmen geht täglich sehr viel Zeit mit der Suche nach Dokumenten oder Kundendaten verloren. Statistisch gesehen verbringt jeder Angestellte in einem Büro etwa eine Arbeitswoche pro Jahr ausschließlich damit, nach Daten oder Dokumenten zu suchen. Während dieser Zeit können keine wichtigen Arbeiten erledigt werden. In Betrieben mit mehreren Angestellten kommen jährlich ein paar Monatsgehälter zusammen, die sich vermeiden ließen, wenn die Suche vereinfacht wäre.

In diesem Bereich liegt die große Stärke der Exchange Server 2016 Standard sowie Exchange Server 2016 Enterprise. Es ist eine Volltextsuche vorhanden, die für alle Beteiligten eine große Arbeitserleichterung darstellt. Sowohl die Daten von Kunden als auch von Lieferanten oder von Dokumenten lassen sich nahezu in Echtzeit aufsuchen. Dadurch findet eine enorme Zeitersparnis statt. Diese wiederum reduziert die Kosten für das Unternehmen.

Vorteile vom Microsoft Exchange Server 2016 Enterprise

Im Gegensatz zur Standardversion eignet sich der Exchange Server 2016 Enterprise für bis zu 100 Datenbanken. Daher eignet er sich für sehr große Unternehmen. Die Anzahl der Beschäftigten spielt kaum noch eine Rolle. Besonders vorteilhaft ist es, dass die Enterprise-Variante mit dem Unternehmen wachsen kann. Deshalb entscheiden sich zahlreiche Betriebe für diese Ausführung, die mit einem starken Wachstum rechnen. In dem Fall braucht ab einer bestimmten Betriebsgröße nicht mehr auf ein neues System umgestellt zu werden.

Ein weiterer Vorteil vom Exchange Server 2016 Enterprise besteht in den hohen Sicherheitstechniken. Je größer ein Unternehmen ist, desto eher besteht die Gefahr, dass aufgrund von Unachtsamkeiten, Daten versehentlich an unberechtigte Personen weitergegeben werden. Dieses Problem verhindert der Exchange Server 2016 Enterprise. Darin sind Sicherheitstechniken integriert, die versehentliche oder unlogisch erscheinende Funktionen erkennen und effektiv verhindern. Dadurch entsteht eine deutlich höhere Sicherheit im Bereich der Datenverarbeitung.

Welche Version vom Microsoft Exchange Server 2016 kaufen?

Falls sich ein Unternehmer nicht sicher ist, welche Version er sich vom Exchange Server 2016 kaufen sollte, kann er sich ein paar Fragen stellen. Diese können die Entscheidung etwas vereinfachen. Dazu gehören unter anderem:

• Wie groß ist der Betrieb?
• Wie viele Mitarbeiter nutzen einen Computerarbeitsplatz?
• Wie hoch sind die Sicherheitsanforderungen an die Software?
• Wird mit einem starken Wachstum des Unternehmens gerechnet?

Neben der Unternehmensgröße sowie der Anzahl der Mitarbeiter und Kunden spielt auch die Anforderung an die Datensicherheit eine wesentliche Rolle. In kleineren handwerklichen Betrieben oder Handelsunternehmen sind die Ansprüche an die Sicherheit nicht ganz so hoch wie bei Unternehmen im Finanz- oder Steuerbereich. Trotzdem sollte bei der Kalkulation auch ein potenzielles Wachstum des Betriebs mit einbezogen werden.

Es hängt daher in erster Linie von den betrieblichen Strukturen sowie von den Sicherheitsanforderungen ab, ob sich der Exchange Server 2016 Standard oder der Exchange Server 2016 Enterprise am besten eignet. Erst wenn dies geklärt ist, sollte sich der Betriebsleiter einen Exchange Server 2016 kaufen.