Endlich einfach: Der komplette Guide zur Rechnungsdruckerei 2025 Pro

Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung für alle Unternehmen mit inländischen B2B-Umsätzen zur Pflicht. Die Rechnungsdruckerei 2025 Pro präsentiert sich damit als eine praktische Lösung für die Erstellung von Geschäftsdokumenten - jedoch ohne E-Rechnungs-Funktionalität im Sinne von ZUGFeRD oder XRechnung.

In diesem Guide erfahren Nutzer alles Wichtige über die Funktionen, Einrichtung und praktische Anwendung der Rechnungsdruckerei 2025 Pro.

Was ist neu in der Rechnungsdruckerei 2025 Pro

Die Rechnungsdruckerei 2025 Pro führt zahlreiche bedeutende Verbesserungen ein. Die Software unterstützt nun X-Rechnung sowie ZUGFeRD-Format, wodurch Unternehmen für die kommende E-Rechnungspflicht gerüstet sind.

Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf der verbesserten PDF-Verwaltung. Der Aufbau der PDF-Dateinamen lässt sich individuell anpassen, beispielsweise mit Kundennummer oder Rechnungsnummer. Außerdem können PDF-Dateien automatisch in verschiedene Ordner sortiert werden - Rechnungen, Angebote und andere Dokumente landen jeweils in separaten Verzeichnissen.

Darüber hinaus wurde das Mahnwesen optimiert. Mahnungen werden nun direkt über die integrierte E-Mail-Funktion versendet, wobei die zugehörige Rechnung automatisch als Anhang beigefügt wird. Die Sichtbarkeit von Elementen auf Dokumenten lässt sich präzise steuern - wahlweise auf allen Seiten, nur auf der ersten Seite oder ab der zweiten Seite.

Die Pro-Version ermöglicht zusätzlich die Verwaltung von zwei Mandanten und bietet volle Netzwerkfähigkeit. Mehrere Benutzer können gleichzeitig mit demselben Datenbestand arbeiten, wobei für jeden Arbeitsplatz eine separate Lizenz erforderlich ist.

Zu den weiteren Verbesserungen gehören anpassbare Zahlungsbedingungen mit Fälligkeiten, internationale Domain-Unterstützung beim E-Mail-Versand und flexible Gestaltungsmöglichkeiten für das Briefpapier. Die Software enthält insgesamt mehr als 100 kleinere Optimierungen gegenüber der Vorgängerversion.

Schritt-für-Schritt Einrichtung

Zunächst erfolgt die grundlegende Einrichtung der Rechnungsdruckerei 2025 Pro durch wenige, übersichtliche Schritte. Nach der Installation können Nutzer die Grundeinstellungen flexibel an ihre Branchenanforderungen anpassen.

Die wichtigsten Einrichtungsschritte umfassen:

1. Steuersätze festlegen (0%, 7%, 19% oder individuelle Werte)

2. Nummernkreise für Belege definieren

3. Mengeneinheiten nach Bedarf anpassen (km, m², Std.)

4. Finanzeinstellungen wie Buchungskonten konfigurieren

Anschließend lässt sich der Gestaltungs-Editor nutzen, um das eigene Firmenlogo in die Rechnungsvorlage einzubinden. Darüber hinaus können Nutzer die Sichtbarkeit von Elementen auf der Rechnung präzise steuern - wahlweise auf allen Seiten, nur auf der ersten Seite oder ab der zweiten Seite.

Zusätzlich bietet die Software die Möglichkeit, bestehende Daten zu importieren. Vorhandene Kunden-, Lieferanten- und Artikeldaten lassen sich problemlos über eine CSV-Tabelle in das System übertragen. Der deutschsprachige Support steht bei Fragen zur Verfügung und stellt eine PDF-Kurzanleitung für den schnellen Einstieg bereit.

Besonders praktisch: Die Briefpapier-Gestaltung ermöglicht individuelle Anpassungen. Die minimale Höhe der Kopfzeile kann sowohl für die erste Seite als auch für Folgeseiten separat eingestellt werden. Schriftgröße und Schriftstil der Gesamtsumme sind ebenfalls frei wählbar.

Praktische Anwendung im Alltag

Die tägliche Arbeit mit der Rechnungsdruckerei 2025 Pro gestaltet sich besonders effizient durch die übersichtliche Benutzeroberfläche. Nutzer erstellen mit wenigen Klicks verschiedene Geschäftsdokumente - von klassischen Rechnungen bis hin zu Auftragsbestätigungen.

Darüber hinaus ermöglicht die Software eine differenzierte Kundenverwaltung. Bei jedem Kunden lassen sich individuelle Zahlungsbedingungen, Rabatte und Fälligkeiten festlegen. Außerdem können Standardeinstellungen wie bevorzugte Versandarten hinterlegt werden, was den Arbeitsablauf deutlich beschleunigt.

Das integrierte Mahnwesen unterstützt die Zahlungsverfolgung. Nutzer definieren eigene Kulanzzeiträume und versenden automatisierte Zahlungserinnerungen. Die zugehörige Rechnung wird dabei automatisch als E-Mail-Anhang mitgeschickt.

Zusätzlich bietet die Software umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten. Geschäftsführer können Listen inaktiver Kunden generieren, monatliche Brutto-Umsätze einsehen oder DATEV-Exporte für den Steuerberater erstellen. Gleichzeitig ermöglicht die Netzwerkfähigkeit der Pro-Version die parallele Nutzung durch bis zu fünf Benutzer.

Ein besonderes Merkmal ist die flexible Dokumentenverwaltung. PDF-Dateien werden automatisch nach Dokumententyp in separate Ordner sortiert. Die Dateinamen lassen sich dabei individuell gestalten - etwa mit Kundennummer oder Rechnungsnummer.

Zusammenfassend bietet die Rechnungsdruckerei 2025 Pro eine umfassende Lösung für die digitale Dokumentenverwaltung. Die Software erfüllt durch ihre X-Rechnung und ZUGFeRD-Unterstützung bereits heute die kommenden gesetzlichen Anforderungen für 2025.

Zweifellos überzeugt das Programm durch seine benutzerfreundliche Einrichtung und praktische Alltagsanwendung. Die automatische PDF-Sortierung, das integrierte Mahnwesen sowie die flexible Gestaltung der Geschäftsdokumente sparen wertvolle Arbeitszeit.

Schließlich macht die Netzwerkfähigkeit der Pro-Version die Software besonders attraktiv für wachsende Unternehmen. Mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig auf denselben Datenbestand zugreifen und effizient zusammenarbeiten. Die Rechnungsdruckerei 2025 Pro erweist sich damit als zukunftssichere Investition für die professionelle Dokumentenerstellung und -verwaltung.