PDF in Excel umwandeln und umgekehrt: So gehen Sie vor

Tabellen stellen eine äußerst praktische Form dar, um Daten strukturiert darzustellen und zu speichern. Im Bereich der EDV kommen hierfür Tabellenkalkulationsprogramme zum Einsatz. Hierfür gibt es verschiedene Angebote. Die meisten Unternehmen verwenden für diese Aufgabe Microsoft Excel. Dieses Programm bietet die Möglichkeit, viele weiterführende Berechnungen mit den Daten durchzuführen. Zahlreiche Schritte lassen sich dabei sogar automatisieren. Darüber hinaus können Sie die Daten grafisch aufbereiten. Eine weitere Alternative für die Darstellung der Daten in Tabellen sowie der zugehörigen Grafiken ist das Format PDF. Diese beiden Dateitypen sind nur bedingt kompatibel zueinander. Deshalb ist es immer wieder notwendig, ein PDF-Dokument in ein Excel-Dokument umzuwandeln. Auch der umgekehrte Vorgang – also die Umwandlung von einem Excel-Dokument in ein PDF-Dokument – ist häufig erforderlich. Hier stellen wir Ihnen vor, was diese beiden Formate auszeichnet und wie Sie die Umwandlung vornehmen.

Was ist Excel?

In jedem Unternehmen fallen viele Daten an. Diese beziehen sich beispielsweise auf die Mitarbeiter, auf die Produkte und auf die Verkaufszahlen. In der Regel ist es sinnvoll, diese als Tabelle zu speichern. Zu den ersten kommerziellen Computeranwendungen gehörten Programm, die es erlaubten, solche Tabellen zu gestalten. Sie ermöglichten es nicht nur, die Werte aufzunehmen. Darüber hinaus konnten die Anwender damit weiterführende Berechnungen durchführen. Ein Beispiel hierfür ist die automatische Ermittlung der Summe oder des Durchschnittswerts einer Zeile oder einer Spalte. Diese Anwendungen sind unter der Bezeichnung Tabellenkalkulationsprogramm bekannt.

Excel war eines der ersten Angebote hierfür – und ohne jeden Zweifel das erfolgreichste. Die erste Version erschien bereits 1985. Seit mehreren Jahrzehnten ist die Software von Microsoft in diesem Bereich Marktführer. Excel verwendet für diese Tabellen ein eigenes Dateiformat. Traditionell hatte dieses die Endung .xls. Versionen ab 2007 verwenden jedoch stattdessen die Endung .xlsx – und für einige spezielle Anwendungen .xlsm oder .xlsb. Dateien mit diesen Endungen lassen sich nur mit Excel oder mit einigen weiteren Tabellenkalkulationsprogrammen öffnen.

Was ist PDF?

PDF steht für Portable Document Format und bezieht sich auf ein weiteres Dateiformat. Dieses ist insbesondere für die Übermittlung der Inhalte an andere Leser sehr beliebt. Dabei kommt es nicht nur für Tabellen, sondern auch für viele weitere Texte zum Einsatz.

Nun stellt sich jedoch die Frage, weshalb die Verwendung von PDF überhaupt sinnvoll ist. Um dies zu erklären, ist es wichtig, etwas weiter auszuholen. Wenn Sie ein Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel oder ein Textverarbeitungsprogramm wie Word verwenden, enthalten die entsprechenden Dateien vielfältige Informationen, die über die eigentlichen Inhalte hinausgehen – beispielsweise zu Schriftgrößen, Zeilenabständen und Farben bei Texten oder zu den für die Berechnung verwendeten Formeln bei Tabellen. Wenn Sie diese Dateien nun an andere Anwender übermitteln, nehmen diese nicht nur einen großen Speicherplatz ein, was die Übermittlung erschweren kann. Darüber hinaus benötigen Sie zum Öffnen ein entsprechendes Programm, das diese Informationen interpretiert. Dabei kann es jedoch zu einigen Unterschieden kommen – beispielsweise wenn der Empfänger ein Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm eines anderen Herstellers verwendet oder sogar wenn er lediglich eine andere Version nutzt. Daher werden die Inhalte häufig nicht korrekt dargestellt. PDF wurde entwickelt, um dieses Problem zu beheben. Dieses Format gibt unveränderliche Formen für die Darstellung vor. Das bedeutet, dass ein PDF-Dokument stets genau gleich aufgebaut ist – unabhängig davon, auf welchem Gerät sie es aufrufen. Das erleichtert die Übermittlung der Daten deutlich. Darüber hinaus handelt es sich hierbei um ein unveränderliches Format. Das bedeutet, dass es nur mit einem erheblichen zusätzlichen Aufwand möglich ist, ein PDF-Dokument zu verändern. Das verhindert, dass es bei der Betrachtung versehentlich zu Änderungen kommt, die Sie dann nicht mehr korrekt nachvollziehen können.

Warum ist es notwendig, Excel in PDF oder PDF in Excel umzuwandeln?

Anhand der eben vorgestellten Eigenschaften von Excel- und PDF-Dateien wird schnell klar, weshalb es häufig notwendig wird, die Dateien von einem Format in das andere umzuwandeln. Wenn Sie beispielsweise eine Excel-Tabelle mit den Verkaufszahlen zu einem Produkt entwickelt haben und diese mit Ihren Mitarbeiter teilen möchten, ist es sinnvoll, hierfür ein PDF zu erstellen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass die Informationen bei allen Empfängern genau gleich dargestellt werden und dass es dabei zu keinerlei Änderungen kommt.

Auch der umgekehrte Fall tritt gelegentlich ein. Wenn Sie beispielsweise eine Tabelle als PDF erhalten haben und daraufhin selbst an den Daten weiterarbeiten möchten, ist es notwendig, diese in eine Excel-Datei umzuwandeln. PDF-Dateien lassen sic nicht ohne weiteres Verändern und außerdem eignen sie sich nicht für Berechnungen mit den Daten. Wenn Sie die Tabelle weiterbearbeiten müssen, ist es daher notwendig, sie in eine Excel-Datei umzuwandeln. Allerdings müssen Sie dabei beachten, dass die verwendeten Formeln dabei verloren gehen. Außerdem kann es vorkommen, dass die Zeilen- und Spaltenstruktur dabei nicht korrekt übernommen wird. Daher kann es in diesem Fall besser sein, beim Ersteller nachzufragen, ober er Ihnen die Tabelle nicht als Excel-Dokument übermitteln kann.

Excel in PDF umwandeln – eine einfache Aufgabe

Zunächst stellen wir die Umwandlung von einer Excel-Datei in ein PDF-Dokument vor. Diese Aufgabe ist nicht nur wesentlich einfacher. Darüber hinaus fällt sie deutlich häufiger an.

Zu diesem Zweck müssen Sie einfach Ihr Tabellenkalkulationsprogramm öffnen. Wenn Sie die Tabelle direkt in Excel erstellt haben, verwenden Sie dieses Programm ohnehin. Wenn Sie kein Excel nutzen, können Sie sogar verschiedene kostenlose Open-Source-Alternativen für diese Aufgabe verwenden – beispielsweise OpenOffice oder LibreOffice. Die Umwandlung findet dabei genau auf die gleiche Weise statt. Nachdem Sie die Datei geöffnet haben, müssen Sie in der Menüleiste auf "Datei" klicken. Hier können sie nun die Option "Exportieren" auswählen. Dabei haben Sie die Auswahl aus verschiedenen Formaten. Wählen Sie "PDF" aus und machen Sie die gewünschten Vorgaben zur Darstellung. Sie sehen, dass Sie diese Aufgabe ganz einfach erledigen können.

PDF in Exel umwandeln – nicht ganz so einfach

Etwas anspruchsvoller ist es, ein PDF in Exel umzuwandeln. Die meisten Anwender verfügen nämlich nicht über die Software, die für diese Aufgabe erforderlich ist. Eine Möglichkeit besteht darin, hierfür eine passende Software zu kaufen. Insbesondere die Angebote von Adobe – dem Unternehmen, das auch PDF entwickelt hat – eignen sich hierfür ausgezeichnet. Allerdings sind diese kostenpflichtig. Wenn Sie sich dennoch für diese Alternative entscheiden, können Sie Ihre Dokumente mit einem Klick in das Excel-Format überführen.

Darüber hinaus können Sie verschiedene Online-Angebote nutzen, die kostenlos zur Verfügung stehen. Sogar bei Adobe selbst (https://www.adobe.com/acrobat/online/pdf-to-excel.html) entdecken Sie diese Möglichkeit. Darüber hinaus gibt es noch viele weitere Anbieter – beispielsweise https://document.online-convert.com/convert-to-xlsx, https://www.freepdfconvert.com/de oder https://online2pdf.com/de/pdf-zu-excel-konvertieren. Bei all diesen Angeboten entdecken Sie eine Schaltfläche, über die Sie ein PDF-Dokument hochladen können. Dazu müssen Sie es einfach aus Ihrem Verzeichnissystem auswählen. Die Inhalte werden dann online konvertiert. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, können Sie das Excel-Dokument herunterladen. Allerdings sind diese Methoden nicht immer allzu zuverlässig. Dabei kommt es immer wieder vor, dass die Zeilen- und Spaltenstrukturen nicht richtig übernommen werden.

Mit dem richtigen Werkzeug stellt die Umwandlung kein Problem dar

Wenn Sie häufig mit Tabellen arbeiten, können Sie hierfür das Tabellenkalkulationsprogramm Excel verwenden. Dieses nutzt Dateien im .xlsx-Format. In einigen Situationen ist es jedoch auch sinnvoll, die Inhalte in ein PDF-Dokument zu überführen – insbesondere wenn Sie diese an andere Personen übermitteln möchten. Daher ist es immer wieder notwendig, Excel in PDF umzuwandeln – oder umgekehrt.

Die Umwandlung eines Excel-Dokuments in das PDF-Format ist ausgesprochen einfach. Alle Tabellenkalkulationsprogramme verfügen über diese Funktion. Sie müssen das Dokument hierfür lediglich richtig exportieren. Der umgekehrte Weg ist jedoch etwas schwieriger. Zum einen stehen hierfür nur wenige Werkzeuge bereit. Daher stellt die Online-Konvertierung meistens die einzige Möglichkeit dar. Zum anderen gehen dabei in der Regel wichtige Informationen verloren. Wenn Sie an einer Tabelle weiterarbeiten möchten, ist es daher empfehlenswert, immer zunächst beim Ersteller nachzufragen, ob er Ihnen diese nicht als Excel-Datei zukommen lassen kann. Das spart viel Arbeit. Nur wenn dies nicht möglich ist, sollten Sie das PDF-Dokument in eine Excel-Datei umwandeln.