Office 2021 vs. Microsoft 365: Welche Vorteile bietet die Einmal-Lizenz?

Office von Microsoft stellt die weltweit am häufigsten verwendete Bürosoftware dar. Damit ist es möglich, vielfältige Aufgaben zu erledigen. Von besonderer Bedeutung ist dabei das Textverarbeitungsprogramm Word. Damit ist es möglich, Briefe aufzusetzen, Hausarbeiten zu schreiben, Verträge zu gestalten und viele weitere Aufgaben zu erledigen. In Tausenden Unternehmen in aller Welt kommt auch das Tabellenkalkulationsprogramm Excel zum Einsatz. Damit ist es möglich, alle wichtigen Unternehmensdaten zu erfassen. Sehr wichtig ist auch das Präsentationsprogramm PowerPoint. Dieses unterstützt Sie dabei, Referate, Produktpräsentationen und viele weitere Vorträge interessant und ansprechend zu gestalten. Darüber hinaus enthalten die verschiedenen Office-Paketen noch viele weitere Programme.

Wenn Sie Microsoft Office verwenden möchten, stehen Ihnen jedoch zwei verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl: Sie können entweder die Abo-Version Microsoft 365 verwenden oder mit Office 2021 ein Paket mit einer Einmal-Lizenz erwerben. Der Anbieter Microsoft befürwortet die Abo-Version und macht dies seinen Kunden auch immer wieder deutlich. Oftmals entsteht sogar der Eindruck, dass er sie zu dieser Version drängt. Der Software-Konzern selbst gibt als Grund hierfür die vielfältigen Vorteile der Abo-Version an. Doch scheint es auch so, dass er davon finanziell deutlich stärker profitiert als von den Einmal-Lizenzen. Daher stehen wohl auch wirtschaftliche Interessen hinter dieser Vorgehensweise. Deshalb ist es wichtig, einen genauen Blick auf die Unterschiede zwischen diesen beiden Alternativen zu werfen und herauszufinden, welche mehr Vorteile für die Anwender bieten.

Office 2021 vs. Microsoft 365: die grundlegenden Unterschiede

Auf den ersten Blick erscheinen die beiden Office-Alternativen sehr ähnlich. Die Oberfläche der Programme ist beinahe identisch. Dennoch gibt es dabei auch einige Unterschiede. Die Apps, die Sie mit Microsoft 365 erhalten, sind auf die Nutzung der Cloud ausgelegt. Aus wirtschaftlicher Sicht handelt es sich hierbei um ein Abo-Modell. Sie können die Nutzungsgebühr monatlich oder mit einer gewissen Vergünstigung jährlich bezahlen. Sobald Sie die Zahlungen einstellen, ist kein Zugriff mehr möglich.

Bei Office 2021 handelt es sich hingegen um ein On-Premise-System. Das bedeutet, dass dieses komplett auf Ihrem Rechner installiert wird und keine Anbindung an die Cloud oder das Internet notwendig ist. Lediglich für die Installation von Sicherheits-Updates ist dies erforderlich. Diese sind für die Funktion der Software jedoch nicht zwingend notwendig, sodass Sie darauf auch verzichten können.

Microsoft 365 mit integriertem Cloud-Speicher

Einer der wesentlichen Vorteile von Microsoft 365 besteht darin, dass Sie hierbei Zugriff auf den Cloud-Speicher OneDrive erhalten. Der Speicherplatz beträgt dabei 1 TB pro Anwender. Das macht es möglich, die Dokumente, die Sie mit Office erstellen, schnell und einfach in der Cloud zu speichern und auch mit anderen Geräten darauf zuzugreifen.

Bei Office 2021 ist hingegen kein Cloud-Speicher inbegriffen. Daher eignet sich diese Ausführung für Anwender, die ihre Daten nicht in der Cloud speichern möchten. Außerdem ist es möglich, hierfür die Dienste eines anderen Anbieters zu nutzen. Viele Unternehmen haben zu diesem Zweck auch eine eigene private Cloud eingerichtet, sodass sie hierfür den Service von Microsoft nicht benötigen.

Aktualisierung der Software

Wenn Sie Microsoft 365 nutzen, erhalten Sie stets Zugriff auf die aktuelle Version der Office-Programme. Sobald es zu einer Neuerung kommt, können Sie diese nutzen. Das ist sehr vorteilhaft – insbesondere wenn Sie Wert auf die Verwendung der neuesten Version der Software legen.

Bei Microsoft Office 2021 erhalten Sie im Moment ebenfalls die aktuelle Ausführung. Allerdings kommt es dabei zu keinen funktionalen Updates. Das bedeutet, dass Sie bei Erscheinen einer neuen Version keinen Zugriff auf diese erhalten.

Kompatibilität zu verschiedenen Betriebssystemen

Das neue Betriebssystem Windows 11 überzeugt durch zahlreiche Vorteile. Beispielsweise zeichnet es sich aufgrund des integrierten Sicherheitssystems Windows Defender durch eine hohe Sicherheit aus. Außerdem bietet es viele praktische Features – von Widgets mit aktuellen Informationen bis hin zur einfachen Gestaltung Ihrer Arbeitsoberfläche mit Snap Layouts. Bald soll in Windows 11 auch noch die Unterstützung für Android-Apps hinzukommen. Wenn Sie Microsoft 365 verwenden, können Sie die Apps auf Geräten mit Windows 11 installieren. Doch sind diese auch kompatibel zu älteren Versionen wie beispielsweise Windows 10 oder Windows 8. Auch auf dem Mac von Apple ist die Installation möglich.

Office 2021 ist hingegen nur zu neueren Betriebssystem-Versionen kompatibel: zu Windows 10 und zu Windows 11. Auch bei der Installation auf dem Mac müssen Sie darauf achten, dass Sie ein vergleichsweise aktuelles Betriebssystem für die Installation benötigen.

Verwendung mit mehreren Geräten

Die Lizenz für Microsoft 365 gilt für einen einzelnen Anwender. Dieser kann die Software dann auf mehreren Geräten verwenden. Das ist ideal, wenn Sie Office auch auf dem Smartphone oder auf dem Tablet nutzen möchten. Bei Office 2021 ist hingegen für jedes Gerät eine eigene Lizenz notwendig. Da die Office-Programme jedoch meistens auf dem PC zum Einsatz kommen und viele Anwender nur über ein solches Gerät verfügen, stellt dies meistens keine große Einschränkung dar.

Verwendung durch mehrere Anwender mit Microsoft 365 Family

Sie können Microsoft 365 Personal oder Microsoft 365 Family verwenden. Während die erste Lizenz nur für eine Person gültig ist, können bei der zweiten Lizenz bis zu sechs Familienmitglieder die Programme nutzen – vorausgesetzt, sie leben im gleichen Haushalt. Die Family-Edition ist nur geringfügig teurer als die Personal-Edition. Daher profitieren Familien von sehr geringen Kosten – stets unter der Voraussetzung, dass mehrere Familienmitglieder die Office-Anwendungen benötigen.

Verwendung ohne Internet

Microsoft 365 ist auf das Internet angewiesen. Ohne eine zuverlässige Anbindung an die Cloud stehen nicht alle Funktionen zur Verfügung. Nach 31 Tagen ohne Internetverbindung schränkt die App die Funktionen weiter ein, sodass Sie Ihre Dokumente nur noch lesen und drucken können, nicht jedoch bearbeiten. Zwar ist es möglich, diesen Zeitraum zu verlängern. Dafür ist jedoch die Konfiguration durch einen IT-Administrator erforderlich. Außerdem liegt die maximale Nutzungsdauer auch in diesem Fall bei maximal 180 Tagen.

Wenn Sie über keinen Internetanschluss verfügen oder wenn Ihr Betrieb aus Sicherheitsgründen darauf verzichtet, stellt Microsoft 365 daher keine sinnvolle Lösung dar. In diesem Fall bietet es sich an, Office 2021 zu verwenden, das auch problemlos offline arbeitet.

Support durch Microsoft

Bei Microsoft 365 ist ein umfangreicher Support für alle Nutzer mit aktivem Abo inbegriffen. Daher erhalten Sie bei Problemen stets Unterstützung. Bei Office 2021 hilft Ihnen der Hersteller hingegen nur bei der Installation und der Aktivierung. Danach sind Sie auf sich alleine gestellt.

Die Kosten

Für viele Anwender stellen die Kosten den entscheidenden Punkt bei der Nutzung von Microsoft Office dar. Welches Paket günstiger ist, hängt jedoch stets von der Art der Nutzung ab. Wenn beispielsweise in einer sechsköpfigen Familie alle Mitglieder Office auf mehreren Geräten nutzen, ist sicherlich Microsoft 365 Family die günstigste Lösung. Bei Office 2021 wäre für jedes einzelne Gerät eine eigene Lizenz erforderlich.

Solche Anwendungsfälle sind jedoch recht selten. Wenn Sie Office beispielsweise nur auf einem Gerät verwenden, ist Office 2021 meistens günstiger. Die Anschaffungskosten direkt bei Microsoft entsprechen hierbei etwa dem Preis von zwei Jahresabos. Der Supportzeitraum für diese Software beträgt jedoch fünf Jahre. Selbst nach Ablauf ist es möglich, sie weiterhin zu nutzen. Das zeigt, dass dabei erhebliche Einsparungen möglich sind.

Günstigere Preise bei Drittanbietern

Es kommt hinzu, dass Sie Microsoft 365 stets direkt bei Microsoft erwerben müssen. Die Lizenz für Office 2021 können Sie jedoch auch bei Drittanbietern kaufen. Hier ist sie manchmal um bis zu 50 Prozent günstiger. Dennoch handelt es sich dabei um Original-Lizenzen, die Sie ganz legal verwenden können. Das bietet weiteres Einsparpotenzial.

Fazit: Office 2021 überzeugt meistens durch geringere Kosten

Die Entscheidung, ob Microsoft 365 oder Office 2021 die richtige Wahl für Sie darstellt, hängt ganz von Ihren persönlichen Präferenzen ab. Legen Sie Wert auf die Cloud-Nutzung und auf die Verwendung der aktuellsten Ausführung, stellt Microsoft 365 die richtige Wahl dar. Liegt der Schwerpunkt hingegen auf günstigen Preisen oder der Möglichkeit zur Offline-Nutzung, ist Office 2021 zu empfehlen.