Office 2019 vs Office 2021 - Was lohnt sich mehr?

Vor einigen Monaten hat der Software-Hersteller Microsoft mit der folgenden Ankündigung viele Anwender erfreut: Noch vor Jahresende soll Microsoft Office 2021 erscheinen. Das bedeutet, dass es entgegen vielen anderslautenden Vermutungen doch wieder eine neue Kaufversion für Office geben wird. Noch ist diese nicht erschienen. Es sind jedoch bereits zahlreiche Details zu ihr bekannt. Daher lohnt es sich, sie mit Office 2019 zu vergleichen – also mit der Vorgängerversion. Daran wird deutlich, ob sich die Aktualisierung der Software lohnt.


Office 2021: die neueste Kaufversion für Microsoft Office

Bevor wir mit dem Vergleich der beiden Office-Versionen beginnen, ist es sinnvoll, kurz darauf einzugehen, was es überhaupt bedeutet, dass es sich hierbei um eine Kaufversion handelt. Microsoft bietet nämlich noch eine weitere Alternative an: Microsoft 365. Hierbei handelt es sich jedoch um eine Abo-Version. Das bedeutet, dass diesen beiden Alternativen ganz verschiedene Geschäftsmodelle zugrunde liegen. Für Microsoft 365 fällt eine monatliche oder eine jährliche Gebühr an. Wenn Sie diese bezahlen, können Sie die Software über den entsprechenden Zeitraum hinweg nutzen. Dabei erhalten Sie immer Zugriff auf die aktuelle Version. Das ist praktisch und komfortabel. Allerdings müssen Sie nach Ablauf der Frist die entsprechende Gebühr erneut bezahlen. Wenn Sie sich hingegen für eine Kaufversion entscheiden, besteht keine Nutzungsbeschränkung. Sie können die Software dann über Jahre hinweg verwenden. Zwar läuft der Support nach einigen Jahren aus, sodass Sie keine Sicherheitsupdates mehr erhalten. Die Nutzung ist aber weiterhin möglich – insbesondere für Privatanwender. Ein kleiner Nachteil bei der Nutzung der Kaufversion besteht darin, dass Sie hierbei die verwendete Version nicht aktualisieren können. Außerdem haben Sie keinen Zugriff auf den OneDrive-Cloud-Speicher, der bei den Abo-Versionen ebenfalls inbegriffen ist. Allerdings profitieren Sie von erheblichen Einsparungen. Selbst wenn Sie die Software nur bis zum Support-Ende nutzen, sind die Kosten wesentlich niedriger als die Abo-Kosten für den entsprechenden Zeitraum. Wenn Sie Ihre Office-Software auch über diesen Zeitraum hinaus nutzen, sind die Einsparungen noch größer. Deshalb ziehen viele Anwender die Kaufversion vor. Der Anbieter sieht dies jedoch anders. Aufgrund der höheren Gewinne will er die Anwender eigentlich zur Nutzung der Abo-Version anhalten. Deshalb wollte er eigentlich überhaupt keine neue Kauf-Version veröffentlichen. Allerdings waren viele Anwender nicht dazu bereit, die Abo-Version zu verwenden und sind daher zu den Produkten anderer Anbieter abgewandert. Aufgrund dieses Drucks hat sich Microsoft schließlich dazu entschlossen, mit der Ausgabe 2021 doch nochmals eine Kauf-Version zur Verfügung zu stellen.


Office 2019 und Office 2021 im Vergleich: die neuen Features

Nun ist es an der Zeit, die neueste Office-Version mit dem Vorgänger zu vergleichen. Hierbei sei jedoch angemerkt, dass diese noch nicht veröffentlicht ist. Das bedeutet, dass wir hierbei auf die Ankündigungen von Microsoft angewiesen sind. Der Software-Hersteller hat jedoch bereits zahlreiche Details dazu verkündet, was die Anwender bei der neuen Version erwartet. Diese stellen wir Ihnen in den folgenden Abschnitten vor.


Dark Mode

Viele Menschen sitzen auch spät abends noch am Computer – entweder weil sie noch etwas Arbeit zu erledigen haben oder weil sie diese Zeit für private Aufgaben nutzen möchten. Die Beleuchtung ist dabei jedoch häufig nicht allzu gut. Das führt zu einem starken Kontrast zwischen dem hellen Computerbildschirm und der dunklen Umgebung. Deshalb hat Microsoft den Dark Mode eingeführt. Dabei werden die Farben vertauscht. Normalerweise ist der Hintergrund hell und die Schriftzeichen sowie andere Symbole dunkel. Bei einer hellen Beleuchtung lassen sich so alle Details optimal erkennen. Das führt jedoch zu einer hohen Gesamthelligkeit, die bei schlechten Lichtverhältnissen störend wirkt. Daher werden im Dark Mode diese Verhältnisse umgekehrt. Das bedeutet, dass der Hintergrund dunkel und Schriftzeichen und Symbole hell sind. Daher können Sie mit der neuesten Office-Version auch abends optimal arbeiten.


Dynamische Arrays

Bei dynamischen Arrays handelt es sich um eine Funktion, die zahlreiche Office-Anwender bereits kennen. Sie wurde schon vor einiger Zeit in Office 365 eingeführt und gibt seither vielfältige zusätzliche Möglichkeiten für die Nutzung von Excel. Nun hat Microsoft diese Funktion auch bei der Kaufversion integriert. Arrays sind in Excel bereits seit einiger Zeit vorhanden. Diese dienen der Aufnahme von Daten. Mit dynamischen Arrays ist es nun jedoch möglich, über Formeln diese Arrays automatisch erzeugen zu lassen. Auf diese Weise nehmen sie genau die Werte auf, die Sie mit Ihrer Formel vorgeben. Die Verwendung bietet sich insbesondere in Kombination mit Filter- und Sortierfunktionen an. Dynamische Arrays erleichtern den Umgang mit größeren Datensätzen aus externen Quellen stark. Diese können Sie auf diese Weise ganz automatisch in die erforderliche Form bringen.


Neue Funktion XLOOKUP()

Auch die nächste Neuerung bezieht sich auf das Tabellenkalkulationsprogramm Excel. Hierbei wurde die Funktion XLOOKUP() integriert, die bei der Vorgängerversion nicht zu finden war. Hierbei handelt es sich um eine praktische Suchfunktion. Insbesondere bei größeren Datensätzen ist es häufig notwendig, einen bestimmten Wert zu finden. Hierfür standen bei der Office-Version 2019 lediglich die Funktionen VLOOKUP() und HLOOKUP() zur Verfügung. Diese boten jedoch vergleichsweise wenige Anwendungsmöglichkeiten und waren mit zahlreichen Einschränkungen versehen. XLOOKUP() bietet hingegen zahlreiche neue Möglichkeiten, um Werte in umfangreichen Datensätzen zu suchen. Beispielsweise lassen sich damit die Tabellen in alle Richtungen durchsuchen. Bei den bisherigen Funktionen mussten Sie sich stets zwischen einer vertikalen und einer horizontalen Suche entscheiden. Ein weiteres praktisches Detail besteht darin, dass Sie bei XLOOKUP() die Spalte für die Rückgabewerte selbst vorgeben können.


Line Focus

Manchmal ist es wichtig, sich auf einen ganz bestimmten Bereich eines Dokuments zu konzentrieren. Wenn hierbei jedoch die ganze Seite angezeigt wird, fällt es häufig schwer, sich genau auf diesen Teil zu fokussieren. Aus diesem Grund hat Microsoft im Textverarbeitungsprogramm Word nun den Line Focus eingeführt. Dieser erlaubt es, einen bestimmten Bereich zu markieren. Alle übrigen Textbereiche werden dann grau hinterlegt. Das reduziert die Ablenkungen. Dabei können Sie auswählen, ob eine, drei oder fünf Zeilen angezeigt werden sollen.


Diashows mit Tonspur mit PowerPoint aufnehmen

Diashows stellen eine hervorragende Möglichkeit dar, um einen Vortrag aufzulockern und die Aufmerksamkeit zu erhöhen. Schaubilder und Infografiken können außerdem das Verständnis komplizierter Sachverhalte erleichtern. Das Präsentationsprogramm PowerPoint bietet vielfältige Möglichkeiten, um eine Diashow in einen Vortrag zu integrieren. Wenn dafür weitere Erklärungen notwendig sind, musste der Referent diese bislang jedoch direkt während des Vortrags abgeben. Das kann die Durchführung erschweren und Fehler verursachen. Deshalb bietet Excel 2021 nun eine neue Funktion an. Diese macht es möglich, Diavorträge komplett vorab zu gestalten – inklusive aller notwendigen Erläuterungen. Die Tonspur lässt sich problemlos aufnehmen und zum Diavortrag hinzufügen.


Der Zeitraum für den Support

Ein wichtiger Aspekt bei der Nutzung einer Software ist der Supportzeitraum. Während dieser Zeit erhalten Sie Sicherheits-Updates, die Sie vor Angriffen schützen. Insbesondere für gewerbliche Anwender ist dies sehr wichtig, um Gefahren abzuwehren. Private Nutzer verwenden die Software hingegen häufig auch über den Support-Zeitraum hinaus. Dennoch ist es wichtig, einen kurzen Blick auf dieses Detail zu werfen. Microsoft hat für die Version 2021 den Support-Zeitraum auf fünf Jahre verkürzt. Das sind zwei Jahre weniger als bei der Version 2019, bei der der Supportzeitraum sieben Jahre abdeckte. Wenn Sie Wert auf einen langen Support legen, sollten Sie dennoch zur aktuellen Version greifen. Der Support-Zeitraum beginnt nämlich nicht mit dem Kauf der Software, sondern mit deren Veröffentlichung. Da die Veröffentlichung der Version 2019 schon beinahe drei Jahre zurückliegt, endet der Support trotzdem schon ein Jahr früher.


Fazit: Die Office-Version 2021 bringt viele interessante Neuerungen mit sich

Der Vergleich der Office-Versionen 2019 und 2021 hat gezeigt, dass die neueste Ausführung viele praktische Features mit sich bringt. Die wichtigste Neuerung stellt hierbei der Dark Mode dar, der die Arbeit bei wenig Licht erleichtert. Darüber hinaus bietet insbesondere das Tabellenkalkulationsprogramm Excel einige neue praktische Funktionen, die Ihre Berechnungen erleichtern. Doch auch bei Word und bei PowerPoint kam es zu einigen Verbesserungen, sodass sich der Umstieg für alle Anwender lohnt.