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Microsoft Teams – die Zentrale für effektive Zusammenarbeit

Microsoft Teams – die Zentrale für effektive Zusammenarbeit


Die Zusammenarbeit spielt in vielen Unternehmen eine immer größer werdende Rolle. Deshalb ist es vorteilhaft, wenn eine einzige Anwendung zahlreiche Möglichkeiten in diesem Bereich bietet. Das ist genau das, was Microsoft Teams ausmacht. Diente dieses Tool anfangs nur als Chatplattform, bietet es inzwischen eine umfangreiche Ausstattung, mit der sehr viele Aufgaben erledigt werden können. Doch alles der Reihe nach. Zunächst sollte es darum gehen, Teams zu erhalten und zu installieren.

Microsoft Teams kostenlos nutzen


Die gute Nachricht vorweg. Microsoft Teams muss in der Regel nicht extra gekauft werden. Es gehört schon seit längerer Zeit zum Funktionsumfang von Office 365. Dort steht es sowohl als Webapplikation als auch zur Installation auf dem PC bereit. Zudem gibt es Microsoft Teams als Apps für Tabletts und Smartphones. Dabei braucht es sich nicht um ein Microsoft Betriebssystem zu handeln. Auch Android-Geräte können es nutzen. Zudem stehen Web-Versionen für Mac-User zur Verfügung.

Wer schon sein Windows 10 auf Windows 11 aufgerüstet hat, bekommt ebenfalls Microsoft Teams kostenlos dazu, weil es ein Bestandteil des neuen Betriebssystems ist. Das ist auch sehr vorteilhaft, weil es mit dieser Anwendung viele Möglichkeiten im Bereich der Zusammenarbeit gibt.

Grundlegende Funktionen von Microsoft Teams


Die ursprüngliche Chatfunktion ist nach wie vor ein elementarer Bestandteil dieser innovativen Software. Doch inzwischen gibt es die Möglichkeit, über Teams Mitarbeiter zur Zusammenarbeit einzuladen. Damit kann beispielsweise gemeinsam an Dokumenten im SharePoint gearbeitet werden. Zudem lassen sich auf einfacher Weise Dokumente austauschen. Das gilt für Texte, Tabellen, Bilder und alle anderen Objekte.

Ein weiteres Feature ist der Video-Chat. Seit kurzer Zeit hat Microsoft die bekannte Software Skype für Business in Teams integriert. Auf diese Weise können Kollegen kurzerhand per Video-Call miteinander kommunizieren. Es braucht dazu keine weitere Anwendung. Das ist für einen reibungslosen Arbeitsfluss besonders vorteilhaft. Sehr interessant ist es zudem, dass nicht nur Mitglieder des Unternehmens Video-Chats ausführen können.

Dank der neuen Funktionalität können auch Personen per Video-Call angerufen werden, die keine Lizenz von Teams besitzen. Dazu wird den Personen einfach ein Link per E-Mail geschickt. Dieser lässt sich in jedem beliebigen Browser öffnen. Mit einem Klick darauf öffnet sich der Bildschirm, sodass die Unterhaltung gestartet werden kann. Die angerufene Person sollte jedoch im Besitz einer Webcam sein, um an dem Video-Chat teilnehmen zu können. Dann steht der gesamten Funktionalität nichts mehr im Wege. Allerdings gelingt es der angerufenen Person ohne eine eigene Teams-Lizenz nicht, andere Personen anzurufen.

Vereinfachte Arbeit im Homeoffice


Immer mehr Arbeiten werden von zu Hause aus im Homeoffice erledigt. In dem Fall bietet Teams ebenfalls eine hilfreiche Funktion. Bei Video-Calls lässt sich beispielsweise der Hintergrund unscharf gestalten oder komplett austauschen. Zum einen kann man auch dann an einer Videokonferenz teilnehmen, wenn das Zimmer nicht so ganz aufgeräumt ist. Zum anderen mag es keiner gerne, wenn Kollegen oder Vorgesetzte einen Einblick in die privaten Wohnräume erhalten. Letztendlich würde es auch gegen den geltenden Datenschutz verstoßen.

Bei der Arbeit im Homeoffice ist es zudem vorteilhaft, dass sich sämtliche Daten, die für den jeweiligen Auftrag wichtig sind, problemlos austauschen lassen. Es brauchen keine E-Mails mehr geschrieben zu werden, in denen um das Zusenden von Word- und Excel-Dokumenten gebeten wird. Liegen diese Dokumente in einem Ordner mit Berechtigung vor, dann sind sie sofort und überall verfügbar. Ein leichter Zugriff auf alle wichtigen Dokumente sowie ein unkomplizierter Austausch mit Kollegen sind eine elementare Voraussetzung für eine effiziente Arbeit im Homeoffice.

Microsoft Teams bietet viel Sicherheit


Ein wesentliches Feature von Microsoft Teams ist die Gruppierung von bestimmten Mitarbeitern. Der Administrator kann aus verschiedenen Mitarbeitern eine Gruppe zusammenstellen, die an einem bestimmten Projekt gemeinsam arbeitet. Das Gleiche gelingt auch mit einzelnen Personen. Es müssen nicht unbedingt Gruppen sein, die an einer Aufgabe gemeinsam arbeiten. Dem Administrator stehen diverse Funktionen zur Verfügung. Beim Administrator muss es sich jedoch nicht zwangsläufig um einen Vorgesetzten handeln. Grundsätzlich kann jeder, der über eine Teams-Lizenz verfügt, eine Gruppe zusammenstellen. Dieser wird dann offiziell als Besitzer der Gruppe bezeichnet. Ob die Kollegen dann die Einladung annehmen, bleibt ihnen selbst überlassen.

Beispielsweise hat der Besitzer des Teams die Möglichkeit, die einzelnen Kalender der Angestellten übereinanderzulegen. Auf diese Weise erkennt er sofort, welche Termine bei jedem Einzelnen zur Verfügung stehen. Zu diesem Zeitpunkt kann er dann eine Besprechung anordnen. Dazu bekommt jeder, der dazu eingeladen werden soll, automatisch eine Nachricht. Ein paar Minuten vor dem Termin erhält jeder Teilnehmer eine kurze Erinnerung, damit er den Besprechungstermin nicht versehentlich verpasst.

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Mitarbeitern bestimmte Kompetenzen zu geben. Stellt der Administrator beispielsweise eine Gruppe zusammen, kann er exakt festlegen, welcher Kollege an welchen Dokumenten Änderungen vornehmen darf. Andere wiederum können sich die Inhalte der Dokumente ansehen, aber keine zusätzlichen Einträge darin machen oder auch nichts löschen. Das ist sehr hilfreich, damit nicht jeder irgendwelche Dinge ändert. Dann könnte es passieren, dass sich hinterher nicht mehr nachvollziehen lässt, wer dafür verantwortlich war.

Besitzer und Gäste eines Teams


In einem Unternehmen gibt es zumeist nicht so viele Mitarbeiter, die ein Team zusammenstellen dürfen. Legt der Administrator eine neue Gruppe an, dann kann er festlegen, welches Mitglied weitere Teammitglieder hinzufügen darf. Insbesondere in größeren Unternehmen ist es sinnvoll, diese Funktionen zu nutzen. In jeder Abteilung gibt es Angestellte, die besondere Fähigkeiten haben. Selbstverständlich kann der Administrator nicht die exakten Fertigkeiten eines jeden Mitarbeiters im Kopf haben. Deshalb ist es wichtig, dass er bestimmten Personen erlauben kann, weitere Mitarbeiter hinzuzufügen. Schließlich geht es in einem Unternehmen nicht nur darum, Teams zu bilden, sondern möglichst schnell Aufgaben zu erledigen. Deshalb ist es von großer Bedeutung, kompetente Mitarbeiter zu integrieren.

Dokumente mit fremden Personen teilen


Unternehmen sind auch immer auf Kontakte zu Kunden oder Zulieferbetrieben angewiesen. Deshalb müssen mitunter auch Dokumente außerhalb des Betriebs verfügbar sein. Aber auch dafür bietet Microsoft Teams verschiedene Funktionen. Beispielsweise lassen sich Word- und Exceldokumente oder PowerPoint Präsentationen an andere Unternehmen oder Personen verschicken. Diese brauchen dann kein Microsoft Office, um diese Dokumente einsehen zu können. Das gelingt ganz einfach im Browser. Auf diese Weise ist es möglich, Angebote oder ansprechende Präsentationen herauszugeben. Es braucht nicht darauf geachtet zu werden, welche Software der Empfänger nutzt.

Microsoft Teams ist eine sehr interessante Software mit viel Potenzial. Besonders interessant sind die unzähligen Möglichkeiten zur Zusammenarbeit innerhalb und außerhalb des Unternehmens. Zudem ist es nicht schwer, die Funktionen zu entdecken, um diese dann auch sinnvoll zu nutzen. Inzwischen nutzen auch schon viele Privatanwender diese innovative Software.

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