Exchange Server Lizenz 2025: Was Ihr Unternehmen wirklich braucht

Die Entscheidung für die richtige Exchange Server Lizenz wird ab 2025 für Unternehmen deutlich komplexer. Ab Juli 2025 führt Microsoft die neue Exchange Server Subscription Edition (SE) ein und leitet damit fundamentale Änderungen im Lizenzierungsmodell ein. Besonders dringend wird diese Entscheidung, da am 14. Oktober 2025 der Support für Exchange 2016 und Exchange 2019 ausläuft.

Die neue Version von Exchange Server entspricht zunächst technisch der aktuellen Basis von Exchange Server 2019 CU15, wird jedoch ausschließlich im Abonnement verfügbar sein. Statt in mehrjährigen Sprüngen erscheint SE im Evergreen-Modell. Zusätzlich hat Microsoft bereits Preisanpassungen angekündigt: Serverlizenzen werden um 10%, die Core CAL Suite um 15% und die Enterprise CAL Suite sogar um 20% teurer. Für Unternehmen stellt sich daher die Frage, ob sie weiterhin auf lokale Exchange Server setzen oder den Umstieg auf Cloud-Dienste wie Microsoft 365 in Betracht ziehen sollten.

In diesem Artikel erfahren Unternehmen alles Wesentliche zu den neuen Exchange Server Lizenzoptionen für 2025, um eine fundierte Entscheidung treffen zu können, die optimal zu ihren individuellen Anforderungen passt.

Was ist Microsoft Exchange Server und warum ist er 2025 relevant?

Microsoft Exchange Server ist die führende Messaging-Plattform von Microsoft, die weit mehr als nur E-Mail-Funktionalität bietet. Seit Jahrzehnten bildet sie das Rückgrat der Unternehmenskommunikation in zahlreichen Organisationen weltweit. Jedoch steht dieses zentrale System 2025 vor entscheidenden Veränderungen, die Unternehmen genau beachten sollten.

Grundfunktionen von MS Exchange Server

Der MS Exchange Server bildet eine umfassende Groupware- und Kommunikationslösung, die verschiedene Kernfunktionen unter einer einheitlichen Oberfläche vereint. Zunächst dient er als leistungsstarke E-Mail-Plattform mit umfangreichen Verwaltungsmöglichkeiten. Darüber hinaus bietet Exchange auch Kalender-, Kontakt- und Aufgabenverwaltung sowie Tools für die Zusammenarbeit und die Ressourcenplanung.

Die wichtigsten Funktionen umfassen:

• E-Mail-Verwaltung mit POP, IMAP und SMTP-Protokollen

• Gemeinsame Kalender und Terminverwaltung

• Kontakt- und Adressbuchverwaltung

• Aufgabenmanagement und Notizfunktionen

• Mobiler Zugriff über verschiedene Geräte

• Sicherheitsfunktionen wie Anti-Spam und Anti-Viren-Filter

• Verschlüsselung und Zertifikatbasierte Authentifizierung

• Datenmanagement und Compliance-Funktionen

Die Bedeutung von Exchange wird noch durch seine tiefe Integration in die Microsoft-Produktlandschaft verstärkt. Besonders die Verbindung mit Microsoft Outlook macht es zu einem unverzichtbaren Werkzeug für viele Unternehmen.

Unterschiede zwischen Exchange Online und On-Premises

Beim Exchange Server stehen Unternehmen grundsätzlich vor der Wahl zwischen zwei Betriebsmodellen: dem klassischen On-Premises-Ansatz und der cloudbasierten Exchange Online-Variante.

Bei der On-Premises-Lösung wird Exchange lokal auf unternehmenseigenen Servern installiert und betrieben. Dies bietet folgende Vorteile:

• Volle Kontrolle über Systeme und Daten

• Datensouveränität bleibt beim Unternehmen

• Interne Kommunikation funktioniert auch ohne Internetverbindung

• Höhere Anpassungsfähigkeit an spezielle Anforderungen

Allerdings müssen Unternehmen hier auch die Nachteile bedenken:

• Eigene Verantwortung für Sicherheit, Updates und Wartung

• Höhere Anfälligkeit für Cyber-Angriffe bei fehlenden Updates

• Größerer Ressourcenbedarf für Hardware und Personal

Im Gegensatz dazu steht Exchange Online als Teil der Microsoft-365-Welt:

• Keine eigene Infrastruktur erforderlich

• Microsoft übernimmt Updates, Wartung und Sicherheitsmanagement

• Einfachere Skalierbarkeit von Nutzerzahlen und Speicherplatz

• Stets Zugriff auf die neuesten Funktionen

Was ist neu in Exchange Server SE (2025)?

Am 1. Juli 2025 hat Microsoft den Exchange Server Subscription Edition (SE) veröffentlicht - eine bedeutsame Entwicklung, da ab Oktober 2025 Exchange Server 2016 und 2019 keine Sicherheitsupdates mehr erhalten werden.

Der wesentlichste Unterschied zum Vorgänger: Exchange SE wird ausschließlich im Abonnementmodell angeboten. Dennoch handelt es sich weiterhin um eine klassische On-Premise-Lösung und keine Cloud-Variante. Diese Änderung entspricht Microsofts Strategie, Software zunehmend als Dienst anzubieten.

Technisch basiert Exchange SE zunächst auf Exchange 2019 CU15, bringt jedoch folgende Verbesserungen:

• Verbesserte Sicherheit durch TLS 1.2 und TLS 1.3 Unterstützung

• OAuth 2.0 (moderne Authentifizierung) für lokale Umgebungen

• Neu entwickelte Suchinfrastruktur für bessere Performance

• Unterstützung für bis zu 256 GB RAM und 48 CPU-Kerne

• Verbesserte DLP-Funktionen (Data Loss Prevention)

• Erweiterte Compliance-Funktionen

Besonders hervorzuheben: Exchange SE unterliegt der Modern Lifecycle Policy und hat kein festes Enddatum für den Support mehr - vorausgesetzt, Kunden halten ihre Konfiguration aktuell. Microsoft plant, die Codebasis kontinuierlich zu warten, ohne weitere Hauptversionen mit Jahreszahlen zu veröffentlichen.

Für Unternehmen bedeutet dies: Sie müssen sich zwischen dem Upgrade auf Exchange SE, einem Wechsel zu Exchange Online oder möglicherweise sogar erweiterten Sicherheitsupdates (ESU) für ältere Versionen entscheiden, die jedoch nur bis April 2026 verfügbar sein werden.

Die wichtigsten Lizenzmodelle im Überblick

Bei der Auswahl der passenden Exchange Server Lizenz muss zunächst zwischen verschiedenen Modellen unterschieden werden. Mit der Einführung der Subscription Edition ändert sich die Lizenzierung grundlegend, wodurch Unternehmen ihre Strategien überdenken müssen.

Standard vs. Enterprise Edition

Die zwei zentralen Server-Editionen von Exchange SE unterscheiden sich hauptsächlich in ihrer Kapazität:

• Standard Edition: Diese Edition richtet sich an kleine bis mittelgroße Unternehmen und unterstützt maximal 5 eingebundene Postfachdatenbanken pro Server. Sie eignet sich auch für Nicht-Postfachrollen in größeren Exchange-Umgebungen.

• Enterprise Edition: Konzipiert für größere Organisationen, unterstützt diese Version bis zu 100 eingebundene Postfachdatenbanken pro Server. Dies macht sie ideal für Unternehmen mit hohem Mailbox-Aufkommen oder solche, die Database Availability Groups (DAGs) für hohe Verfügbarkeit einsetzen möchten.

Unter einer "eingebundenen Datenbank" versteht man eine aktive Mailbox-Datenbank, die für die Nutzung durch Clients bereitgestellt ist, oder eine passive Mailbox-Datenbank, die für die Protokollreplikation und -wiedergabe eingebunden ist.

Client Access Licenses (CALs) erklärt

Neben der Serverlizenz benötigt jeder Benutzer oder jedes Gerät, das auf Exchange zugreift, eine Client Access License (CAL). Es gibt zwei Arten von CALs:

• User CALs: Erlauben einem bestimmten Benutzer den Zugriff auf Exchange von beliebig vielen Geräten.

• Device CALs: Erlauben den Zugriff auf Exchange von einem bestimmten Gerät, unabhängig davon, wie viele Benutzer das Gerät verwenden.

Darüber hinaus existieren zwei verschiedene CAL-Editionen:

• Standard CAL: Bietet Zugriff auf die Grundfunktionen wie E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgaben.

• Enterprise CAL: Nur in Kombination mit einer Standard CAL nutzbar und bietet Zugang zu erweiterten Funktionen wie integrierter Archivierung, In-Place Hold und Datenverlustprävention.

Wichtig zu beachten: Für jeden Exchange Server benötigen Sie zusätzlich auch eine Windows Server CAL.

Subscription-Modell vs. Kaufmodell

Mit Exchange Server SE erfolgt ein grundlegender Wechsel zum Subscription-Modell. Dies bedeutet:

• Das traditionelle Kaufmodell mit einmaliger Zahlung wird nicht mehr angeboten.

• Beim neuen Subscription-Modell ist eine fortlaufende Zahlung erforderlich, um das Nutzungsrecht zu behalten.

Microsoft 365 E3/E5 und Extended Use Rights

Microsoft 365 E3/E5-Lizenzen bieten eine interessante Alternative zur traditionellen Lizenzierung durch die sogenannten "Extended Use Rights":

• Mit Microsoft 365 E3/E5 können Unternehmen unbegrenzt viele Exchange Server installieren, ohne zusätzliche Serverlizenzen zu kaufen.

• Der Zugriff ist jedoch ausschließlich für Benutzer mit E3/E5-Lizenzen oder externe Benutzer erlaubt.

• Die CAL-Anforderung entfällt bei dieser Option, da die Berechtigung bereits in der M365-Lizenz enthalten ist.

   

Technische Voraussetzungen für Exchange Server 2025

Um den Exchange Server 2025 erfolgreich zu betreiben, müssen Unternehmen bestimmte technische Voraussetzungen erfüllen. Diese bilden das Fundament für einen stabilen und sicheren Betrieb der Kommunikationsplattform und sollten bereits in der Planungsphase berücksichtigt werden.

Kompatible Windows Server Versionen

Exchange Server SE unterstützt mehrere Windows Server-Versionen, wobei jedoch deren unterschiedliche Supportzeiträume zu beachten sind:

• Windows Server 2019: Obwohl technisch kompatibel, ist der Mainstream-Support bereits im Januar 2024 ausgelaufen. Der erweiterte Support läuft noch bis Januar 2029. Da Microsoft empfiehlt, nur Server im Mainstream-Support produktiv einzusetzen, ist diese Option langfristig weniger optimal.

• Windows Server 2022: Eine bessere Alternative mit Mainstream-Support bis Oktober 2026 und erweitertem Support bis Oktober 2031. Exchange Server SE kann sowohl in der Desktop Experience als auch in der empfohlenen Server Core-Variante installiert werden.

• Windows Server 2025: Die optimale Plattform für Exchange SE mit Mainstream-Support bis Oktober 2029 und erweitertem Support bis Oktober 2034. Diese Version bietet zudem Verbesserungen, von denen Exchange profitieren kann.

Besonders wichtig: Microsoft unterstützt keine In-place-Upgrades des Betriebssystems zwischen Hauptversionen (z.B. von Windows Server 2019 auf 2022), wenn Exchange bereits installiert ist. Daher empfiehlt sich bei Versionswechseln die Installation auf neuer Hardware.

Active Directory und Netzwerkanforderungen

Exchange Server stellt spezifische Anforderungen an die Active Directory-Umgebung:

• Domänencontroller: Exchange SE unterstützt Domänencontroller mit Windows Server 2025, 2022, 2019 und 2016.

• Forest Functional Levels: Unterstützt werden die Funktionsebenen Windows Server 2016 und Windows Server 2012 R2.

• Globaler Katalog: Der Active Directory-Standort, an dem Exchange installiert wird, muss mindestens einen beschreibbaren Domänencontroller enthalten, der auch ein globaler Katalogserver ist. Schreibgeschützte GCs und DCs werden nicht unterstützt.

Für das Netzwerk gelten folgende Voraussetzungen:

• DNS-Namespace: Exchange unterstützt zusammenhängende, nicht zusammenhängende, einteilige und separate DNS-Namespaces.

• IPv6: Exchange unterstützt IPv6 nur, wenn IPv4 ebenfalls auf dem Exchange-Server installiert und aktiviert ist.

Hardwareanforderungen für Exchange SE

Die Hardware-Anforderungen für Exchange SE entsprechen weitgehend denen von Exchange Server 2019, da die technische Basis identisch ist:

• Empfohlenes Betriebssystem: Windows Server 2025 oder Windows Server 2022

• Installation: Exchange sollte idealerweise auf einer separaten Festplatte als dem Systemlaufwerk installiert werden. Bewährt hat sich: C: für das System, D: für Exchange und weitere Volumes für Datenbanken.

• Speicherplatz: Das Volume für die Exchange-Installation sollte mindestens 200 GB umfassen, während 100 GB für das Systemlaufwerk in der Regel ausreichen.

• Voraussetzungen: Vor der Installation müssen bestimmte Windows-Features, C++ Runtimes und Module wie der IIS URL Rewrite Module installiert werden.

Die technischen Voraussetzungen für Exchange Server SE sind damit zwar anspruchsvoll, aber mit sorgfältiger Planung gut zu erfüllen. Besonders der Wechsel auf Windows Server 2025 bietet langfristige Vorteile und sollte bei Neuinstallationen bevorzugt werden.

Migrationspfade und Upgrade-Strategien

Mit dem nahenden Supportende für Exchange 2016 und 2019 im Oktober 2025 stehen Unternehmen vor der wichtigen Aufgabe, ihre Migrationsstrategie zu Exchange Server SE zu planen. Microsoft bietet verschiedene Migrationspfade, die je nach aktueller Umgebung und Anforderungen gewählt werden können.

Inplace-Upgrade von Exchange 2019 CU15

Das Inplace-Upgrade stellt den einfachsten Migrationsweg dar – allerdings nur für Organisationen, die bereits Exchange 2019 mit CU14 oder CU15 nutzen. Diese Aktualisierung funktioniert ähnlich wie die Installation eines regulären kumulativen Updates. Der Vorteil liegt auf der Hand: Es handelt sich um eine reine Änderung des Lizenzstatus und der Versionsnummer, ohne dass die Exchange-Funktionalität beeinträchtigt wird.

Technisch gesehen ist CU15 für Exchange 2019 bereits vollständig auf dem Stand von Exchange SE RTM. Nach der Installation dieses Updates ist für den Wechsel zu Exchange SE später nur noch die Eingabe eines neuen Produktschlüssels erforderlich.

Swing-Migration mit neuer Hardware

Die Swing-Migration bietet eine Alternative, besonders wenn gleichzeitig ein Wechsel des Betriebssystems ansteht. Hierbei wird:

1. Ein neuer Server mit Windows Server 2022 oder idealerweise Windows Server 2025 installiert

2. Darauf zunächst Exchange 2019 CU15 eingerichtet

3. Die Postfächer vom alten auf den neuen Server migriert

4. Der neue Server später durch Eingabe des Produktschlüssels zu Exchange SE umgewandelt

Dieser Ansatz ist empfehlenswert, da Microsoft keine Betriebssystem-Upgrades auf Servern mit installiertem Exchange unterstützt.

Wichtige Schritte bei der Migration

Grundsätzlich sollten bei jeder Migration folgende Punkte beachtet werden:

• Sorgfältige Planung der Migration, besonders im Hinblick auf die kurze Zeitspanne zwischen der Veröffentlichung von Exchange SE und dem Supportende älterer Versionen

• Installation der neuesten Windows-Updates vor der Exchange-Installation

• Durchführung der Exchange Health Checker-Prüfung nach der Installation

• Konfiguration der korrekten Ausnahmen für Antivirenprogramme

Was tun bei älteren Exchange-Versionen?

Für Organisationen mit älteren Exchange-Versionen gelten strengere Anforderungen:

• Exchange 2016: Ein direktes Inplace-Upgrade auf Exchange SE ist nicht möglich. Stattdessen muss entweder eine Migration zu Exchange 2019 CU15 erfolgen oder ein paralleler Aufbau von Exchange SE mit anschließender Mailbox-Migration durchgeführt werden.

• Exchange 2013 und älter: Diese müssen vollständig entfernt werden, bevor Exchange SE installiert werden kann. Auch hier ist zunächst eine Migration zu Exchange 2019 CU15 erforderlich.

Aufgrund des knappen Zeitfensters zwischen der Veröffentlichung von Exchange SE (voraussichtlich Juli 2025) und dem Supportende im Oktober 2025 empfiehlt es sich für Unternehmen mit älteren Exchange-Versionen, bereits jetzt mit der Migration auf Exchange 2019 zu beginnen.

Die Entscheidung für die richtige Exchange Server Lösung ab 2025 erfordert sorgfältige Überlegungen. Während Microsoft mit der Subscription Edition ein neues Kapitel aufschlägt, müssen Unternehmen zwischen On-Premises-Lösungen und Cloud-Diensten abwägen. Der Umstieg auf das Abonnementmodell bedeutet zwar dauerhafte Kosten, bietet jedoch auch kontinuierliche Updates und Verbesserungen ohne festes Supportende.

Grundsätzlich sollten Unternehmen ihre aktuelle Exchange-Umgebung rechtzeitig analysieren. Das knappe Zeitfenster zwischen der Veröffentlichung von Exchange SE im Juli 2025 und dem Supportende für ältere Versionen im Oktober 2025 lässt wenig Spielraum für spontane Entscheidungen. Besonders Nutzer von Exchange 2016 oder älteren Versionen müssen eventuell zunächst auf Exchange 2019 CU15 migrieren, bevor sie zu SE wechseln können.

Daneben spielen die angekündigten Preiserhöhungen eine entscheidende Rolle bei der Planung. Die monatlichen Kosten pro Benutzer können je nach Szenario zwischen On-Premises und Cloud-Lösungen erheblich variieren. Vor allem für kleinere Unternehmen könnte Exchange Online kostengünstiger sein als der Betrieb eigener Server.

Letztendlich hängt die optimale Lizenzierungsstrategie von den individuellen Anforderungen des Unternehmens ab. Datenschutzbedenken, vorhandene Infrastruktur und spezifische Anpassungen sprechen für On-Premises-Lösungen, während einfache Skalierbarkeit und geringerer Verwaltungsaufwand für Cloud-Dienste sprechen.

Unternehmen sollten daher frühzeitig mit der Planung beginnen, Lizenzoptionen vergleichen und gegebenenfalls externe Beratung hinzuziehen. Die rechtzeitige Entscheidung für die passende Exchange Server Lizenz 2025 sichert nicht nur die Kontinuität der Unternehmenskommunikation, sondern optimiert auch langfristig die IT-Kosten.