Die besten document management software 2024 für Ihr Unternehmen

In der heutigen digitalen Welt ist eine effiziente Dokumentenmanagementsoftware für Unternehmen unerlässlich. Mit einer leistungsstarken DMS-Lösung können Sie Ihre Arbeitsabläufe optimieren und Ihre Geschäftsdokumente zentral verwalten.

Dieser Artikel bietet einen umfassenden Überblick über die besten dokumentenmanagementsysteme und -programme im Jahr 2024. Wir stellen Ihnen bewährte Tools wie Microsoft OneDrive, Evernote und Dropbox vor und erläutern ihre Hauptfunktionen und Vorteile.

Tool 1: Microsoft OneDrive

Microsoft OneDrive ist eine leistungsstarke und benutzerfreundliche Cloud-Speicherlösung von Microsoft. Es bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre persönlichen und freigegebenen Dateien über verschiedene Geräte hinweg in der gesamten Microsoft 365-Umgebung zu speichern, zu öffnen und zu suchen - einschließlich Microsoft Teams. Offline vorgenommene Änderungen werden automatisch synchronisiert, sobald Sie wieder eine Internetverbindung haben.

Funktionen

• Effiziente Zusammenarbeit mit internen und externen Personen durch sicheres Teilen von Dateien und Echtzeit-Co-Authoring in Word, Excel und PowerPoint über Webbrowser, Mobilgeräte oder Desktop.
• Mit der OneDrive-Mobilapp können Sie unterwegs Dateien erstellen, anzeigen, bearbeiten und teilen, Fotos von Whiteboards aufnehmen sowie Belege, Visitenkarten und andere Papierdokumente scannen und sicher speichern.
• Vertrauenswürdiger Schutz Ihrer Dateien mit einfacher Wiederherstellung nach versehentlichem Löschen oder Hackerangriffen sowie zusätzlichen Sicherheitsrichtlinien, die von Ihrem Administrator verwaltet werden.

Vorteile

• Nahtlose Integration in Microsoft Outlook für einfaches Teilen von OneDrive-Dateien wie E-Mail-Anhänge.
• Feature "Dateien wiederherstellen" zum Zurücksetzen von Dateien auf einen beliebigen Zeitpunkt innerhalb der letzten 30 Tage.
• Papierkorb-Funktion zum vorübergehenden Aufbewahren gelöschter Dateien vor der endgültigen Löschung.
• Bekannte Ordnerverschiebung zum automatischen Synchronisieren häufig verwendeter Ordner wie Desktop und Dokumente.

Nachteile

• Einige Anwendungen, die auf dem Heimlaufwerk ausgeführt oder auf dessen Daten zugreifen, funktionieren möglicherweise nicht mit OneDrive for Business. Eine Bestandsanalyse ist erforderlich.
• OneDrive verwendet ein Single-Ownership-Modell, bei dem nur der Dateieigentümer Zugriff gewähren kann. Wenn dieser nicht verfügbar ist, haben Kollegen keinen Zugriff.
• Bei Mitarbeitern, die das Unternehmen verlassen, werden alle OneDrive-Dateien automatisch innerhalb von 30 Tagen entfernt, weshalb OneDrive für Aufzeichnungs- und Informationsverwaltungszwecke ungeeignet ist.

Tool 2: Evernote

Funktionen

Evernote konzentriert sich in erster Linie auf die effiziente Erstellung von Notizen - von Einkaufslisten bis zur Aufzeichnung spontaner Ideen - und ermöglicht eine schnelle und mühelose Verwaltung. Es ist bekannt für seine Kernfunktionen wie Notizenerstellung, Organisation und Suche, ohne das Durcheinander zusätzlicher Funktionen.

• Erstellen von Text-, Audio-, Foto- und Handschriftnotizen auf allen Geräten
• Organisieren von Notizen in Notizbüchern und Stapeln
• Leistungsstarke Suchfunktion für schnelles Auffinden von Notizen
• Webclipping zum Erfassen von Inhalten aus dem Internet
• Integration mit Kalender, Google Drive, Slack und Microsoft Teams

Vorteile

• Benutzerfreundliche und intuitive Oberfläche mit geringer Einarbeitungszeit
• Zuverlässiger Kundendienst, insbesondere für Premium-Abonnenten
• Starke Nutzercommunity mit vielen Ressourcen zur Produktivitätssteigerung
• Kontinuierliche Verbesserungen und Upgrades der Kernfunktionen

Nachteile

• Begrenzte Formatierungsoptionen für Notizen
• Keine fortschrittlichen Projektmanagement- oder Teamfunktionen
• Kostenpflichtige Premium-Version für erweiterte Funktionen erforderlich

Tool 3: Dropbox

Funktionen

Dropbox ist weit mehr als nur ein Cloud-Speicherdienst. Es bietet viele leistungsstarke Funktionen, um Dokumente effizient in der Cloud zu speichern, zu teilen und sogar digital zu signieren.

• Über den Signaturen-Hub können eigene Signaturen erstellt und hinterlegt werden, sodass Anwender Dokumente digital unterzeichnen und von anderen unterzeichnen lassen können.
• Die Dateivorschau ermöglicht die Anzeige vieler Dateiformate, die Windows, Linux oder macOS nicht öffnen können.
• Dropbox sendet Benachrichtigungen, wenn der Speicherplatz knapp wird, neue Geräte verknüpft werden oder neue Apps Zugriff auf Dropbox erhalten.
• Die Offline-Verfügbarkeit einzelner Dateien kann im Dropbox-Client eingestellt werden, um Dateien ohne Internetverbindung bearbeiten zu können.
• Die Synchronisationsgeschwindigkeit lässt sich anpassen, indem man in den Einstellungen die maximale Internetbandbreite für Dropbox festlegt.
• Durch Ändern von "dl=0" zu "dl=1" in Dropbox-Links wird ein direkter Download-Link für eine Datei generiert.
• Screenshots können automatisch im Dropbox-Ordner "Screenshots" gespeichert und geteilt werden.
• Bestimmte Ordner wie Desktop und Dokumente können für eine automatische Sicherung auf Dropbox konfiguriert werden.

Vorteile

• Große Dateien und Inhalte lassen sich einfach teilen, auch mit Personen ohne Dropbox-Abo.
• Inhalte können über Dateianfragen von Beteiligten angefordert werden.
• PDFs können konvertiert, bearbeitet, unterzeichnet und organisiert werden, was die Dokumentenbearbeitung beschleunigt.
• Durch die automatische Synchronisation zwischen verschiedenen Tools haben Nutzer mehr Zeit für wesentliche Aufgaben.
• Unternehmen, die Dropbox nutzen, erzielen einen ROI von 375% in weniger als 6 Monaten und steigern die Produktivität um über 530.000 US-Dollar in 3 Jahren.
• Dropbox unterstützt über 189 Dateiformate und kann bis zu 2 TB große HD- und 4K-Dateien verarbeiten.

Nachteile

• Die kostenlose Version bietet nur 2 GB Speicherplatz.
• Der kostenpflichtige Tarif für Einzelpersonen beginnt bei 2 TB und ist vergleichsweise teuer.
• Für erweiterte Funktionen wie passwortgeschütztes Filesharing ist ein Abonnement erforderlich.

Schlussfolgerung

Wie Sie sehen, gibt es eine Vielzahl leistungsstarker Dokumentenmanagementsysteme, die Ihnen helfen können, Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und Ihre Dokumente effizient zu verwalten. Jedes der vorgestellten Tools bietet einzigartige Funktionen und Vorteile, die auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind.

Überlegungen zur Auswahl

Bei der Auswahl der richtigen DMS-Lösung sollten Sie einige wichtige Faktoren berücksichtigen:

1. Skalierbarkeit: Wählen Sie ein System, das mit dem Wachstum Ihres Unternehmens Schritt halten kann, ohne an Leistung zu verlieren.
2. Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Benutzeroberfläche erleichtert die Einarbeitung und Akzeptanz im gesamten Team.
3. Integrationsmöglichkeiten: Achten Sie darauf, dass die Software nahtlos mit Ihren bestehenden Geschäftsanwendungen zusammenarbeitet.
4. Sicherheit und Compliance: Stellen Sie sicher, dass das System strengen Sicherheitsstandards entspricht und gesetzliche Anforderungen erfüllt.
5. Kosten: Berücksichtigen Sie nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch laufende Kosten für Wartung, Support und Upgrades.

Mit der richtigen Dokumentenmanagementsoftware können Sie Produktivitätsgewinne erzielen, Kosten sparen und Ihre Geschäftsprozesse insgesamt effizienter gestalten. Investieren Sie daher die notwendige Zeit, um die für Ihr Unternehmen am besten geeignete Lösung zu finden.

FAQs

1. Was ist das beste Dokumentenmanagementsystem (DMS) auf dem Markt?
   DocuWare wurde im Trusted Software-Test als bestes Dokumentenmanagementsystem mit der Bewertung „Sehr gut“ ausgezeichnet. DocuWare ist in verschiedenen Ausführungen verfügbar, darunter als WebApp, mobile App und als On-Premise-Lösung.
2. Kann OneDrive als Dokumentenmanagementsystem (DMS) verwendet werden?
   Ja, OneDrive for Business ist die Unternehmensversion der bekannten Cloud-Lösung OneDrive und bietet wesentliche Funktionen eines umfassenden Dokumentenmanagementsystems. Dazu gehören intuitive Dateiverwaltung, sowie Freigabe- und Kollaborationsfunktionen.
3. Was bietet das d3 Dokumentenmanagementsystem?
   Das d3 Dokumentenmanagementsystem unterstützt umfassend beim Wiederauffinden von Dokumenten. Dies erfolgt über Metadaten wie Matrikelnummer, Name oder Adressdaten und auch durch eine Volltextsuche der Dokumente.
4. Ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) gleichzusetzen mit einem ERP-System?
   Nein, ein Dokumentenmanagementsystem ist nicht dasselbe wie ein ERP-System. Allerdings ermöglicht eine ERP-Software mit integriertem Dokumentenmanagement ein papierloses Büro auf allen Unternehmensebenen.