G DATA Mail Protection: So schützen Sie Ihre E-Mails vor Hackern 

E-Mail-Sicherheit ist mit g data seit 1987 in erfahrenen Händen – einem Unternehmen, das die digitale Welt bereits seit über drei Jahrzehnten sicherer macht. Besonders in Zeiten zunehmender Phishing-Angriffe und ausgeklügelter Malware benötigen Nutzer einen zuverlässigen Schutz für ihre sensible Kommunikation.

Das G DATA Mail Protection Add-On bietet umfassenden Schutz gegen Malware, eindringende Anwendungen und Phishing-Attacken. Diese Komponente ist ein wesentlicher Bestandteil der g data security Lösungen, die außerdem einen leistungsstarken Passwortgenerator und Verschlüsselungsmöglichkeiten für bis zu 10 Geräte umfassen. Daher können Nutzer ihre E-Mail-Kommunikation effektiv vor unbefugtem Zugriff schützen.

Dieser Leitfaden erklärt, wie das Mail Protection Add-On funktioniert, welche Plattformen unterstützt werden und welche zusätzlichen Werkzeuge für maximale Sicherheit zur Verfügung stehen.

Was ist G DATA Mail Protection und wie funktioniert es?

G DATA Mail Protection fungiert als E-Mail Security Gateway, das vor Ihre Microsoft Exchange Online Postfächer geschaltet wird. Diese Sicherheitslösung filtert unerwünschte und gefährliche E-Mails am frühestmöglichen Zeitpunkt heraus - noch bevor sie in die Postfächer der Nutzer gelangen. Das System ist sowohl für Online-Lösungen (Microsoft 365 Exchange Online) als auch für lokale Server-Infrastrukturen verfügbar.

E-Mail-Schutz auf Netzwerkebene

Der zentrale Vorteil von G DATA Mail Protection liegt in der Filterfunktion auf Netzwerkebene. Anstatt Schädlinge erst am Endpunkt zu identifizieren, werden Bedrohungen bereits auf Server-Level erkannt und neutralisiert. Der gesamte Netzwerkverkehr, der durch Mail-Server geschleust wird, wird dabei systematisch geprüft. Dadurch werden auch Endgeräte geschützt, auf denen keine Endpoint Security installiert ist.

G DATA Mail Protection scannt nicht nur eingehende E-Mails, sondern überprüft auch die Postfächer in regelmäßigen Abständen, um infizierte E-Mails zu erkennen, die möglicherweise "durchgerutscht" sind. Diese werden anschließend in die Quarantäne verschoben. Bei der Online-Variante prüft das Add-On den E-Mail-Verkehr durch direktes Vorschalten vor die Exchange-Online-Postfächer, während bei On-Premise-Lösungen ein Plug-in direkt auf dem Exchange-Server installiert wird.

Das System kategorisiert eingehende E-Mails nach verschiedenen Sicherheitsstufen:

• Sichere Nachrichten (werden sofort zugestellt)
• Spamverdacht
• Hohe Spamwahrscheinlichkeit
• Sehr hohe Spamwahrscheinlichkeit

Für jede Kategorie können individuelle Aktionen konfiguriert werden, sodass E-Mails entweder nicht zugestellt, in den Spam-Ordner oder die Quarantäne verschoben oder mit einem Präfix gekennzeichnet werden können.

Integration in bestehende Sicherheitssysteme

G DATA Mail Protection lässt sich nahtlos in bestehende Sicherheitssysteme integrieren. Bei der Cloud-Lösung für Exchange Online erfolgt die Anbindung über das G DATA Web-Portal, während bei On-Premise-Lösungen das Plug-in direkt auf dem Exchange-Server installiert wird und sich anschließend mit dem G DATA ManagementServer verbindet.

Besonders praktisch: Wenn Unternehmen bereits G DATA Endpoint Security oder Managed XDR nutzen, ist die E-Mail-Sicherheit direkt in das jeweilige Dashboard integriert. Das spart Zeit, da nicht zwischen mehreren Administrationsoberflächen gewechselt werden muss. Insbesondere die einheitliche Verwaltung der Quarantäne ist ein wichtiger Vorteil - sowohl die Exchange-Online-Quarantäne als auch die G DATA-Quarantäne lassen sich in einem einzigen Dashboard anzeigen und verwalten.

Die Cloud-Lösung benötigt dabei keine eigene Hardware. Nutzer brauchen keine eigenen Server anschaffen oder Software installieren, verwalten und updaten. Für den Zugriff genügt ein Browser. Dennoch bleiben die Daten geschützt: Als deutsches Unternehmen unterliegt G DATA den strengen deutschen Datenschutzgesetzen. Die Server zur Prüfung der E-Mails befinden sich ausschließlich in Deutschland und werden vom deutschen Cloud-Anbieter IONOS betrieben. Geprüfte Dateien und Inhalte werden niemals in der Cloud gespeichert.

Unterschied zu klassischen Antivirenlösungen

Im Gegensatz zu klassischen Antivirenlösungen, die erst auf dem Endgerät aktiv werden, setzt G DATA Mail Protection bereits an, bevor E-Mails die Postfächer der Nutzer erreichen. Dieser präventive Ansatz bietet entscheidende Vorteile:

Während herkömmliche Antiviren-Software auf dem Endgerät installiert sein muss, schützt G DATA Mail Protection auch Geräte ohne installierte Endpoint Security. Dies ist besonders wichtig in Zeiten, in denen Mitarbeitende häufig vom Handy oder privaten PC auf geschäftliche E-Mails zugreifen. Selbst wenn dort keine Sicherheitssoftware installiert ist, werden gefährliche E-Mails gar nicht erst zugestellt.

Darüber hinaus bietet G DATA Mail Protection fortschrittliche Funktionen, die über klassische Antivirenlösungen hinausgehen. Das System prüft E-Mails auch nach dem Empfang weiter - beispielsweise wenn Inhalte auf schädliche URLs umgeleitet werden. Mit dem On-Demand Scan können zudem gezielt einzelne Postfächer überprüft werden.

Ein weiteres Unterscheidungsmerkmal ist die eigens entwickelte Anti-Malware-Engine, die mit Bedrohungsdaten von Millionen von Endgeräten arbeitet. Diese werden in Echtzeit mittels Machine Learning analysiert und mit der Expertise der G DATA Analysten kombiniert. Dadurch bietet das System Schutz selbst vor Zero-Day-Malware, also vor Bedrohungen, die so neu sind, dass noch keine Signaturen dafür existieren.

Zentrale Funktionen des G DATA Mail Protection Add-Ons

Das G DATA Mail Protection Add-On bietet vier Kernfunktionen, die zusammen einen umfassenden Schutz für Ihre E-Mail-Kommunikation gewährleisten. Diese Funktionen arbeiten nahtlos zusammen, um selbst vor den neuesten Bedrohungen zu schützen.

Schutz vor Phishing und Spam

G DATA Mail Protection filtert bösartige E-Mails heraus, bevor sie überhaupt die Postfächer der Nutzer erreichen. Schädliche Nachrichten landen direkt in der Quarantäne, wodurch Mitarbeiter nicht mit gefährlichen Inhalten konfrontiert werden. Das System bietet Schutz vor gefährlichen E-Mail-Anhängen, Viren und Links zu Phishing- oder Malware-Seiten.

Die Anti-Spam-Funktion verbessert zudem die Produktivität im Unternehmen, da Mitarbeiter nicht mehr zwischen erwünschten und unerwünschten Informationen unterscheiden müssen. Alle eingehenden E-Mails werden gescannt und in vier Kategorien eingeteilt:

• Sichere Nachrichten (werden sofort zugestellt)
• Spamverdacht
• Hohe Spamwahrscheinlichkeit
• Sehr hohe Spamwahrscheinlichkeit

Besonders praktisch: Für jede dieser Kategorien können individuelle Aktionen konfiguriert werden. Außerdem können Administratoren White- und Blacklists importieren, um E-Mail-Adressen und Domains gezielt zu filtern oder zuzulassen.

Erkennung von Zero-Day-Angriffen

Unternehmen benötigen durchschnittlich 206 Tage, um eine Cyberattacke zu erkennen. In dieser Zeit können Angreifer das Netzwerk ausspionieren und schwerwiegende Angriffe vorbereiten. Die Anti-Malware-Engine von G DATA arbeitet mit Bedrohungsdaten von Millionen von Endgeräten, die in Echtzeit durch Machine Learning analysiert werden. Dieses System wird durch die Expertise der G DATA Analysten ergänzt und ermöglicht den Schutz vor Zero-Day-Malware.

Hierbei kommt die innovative BEAST-Technologie zum Einsatz. Im Gegensatz zu herkömmlichen Verhaltensblockern zeichnet BEAST das gesamte Systemverhalten in einer Grafik auf und bietet dadurch eine ganzheitliche Ansicht. Dies ermöglicht BEAST, bösartige Prozesse genau zu erkennen und sofort zu stoppen, ohne die Leistung des PCs zu beeinträchtigen.

Verschlüsselung und Signaturprüfung

Obwohl viele E-Mail-Anbieter mittlerweile auf SSL-Verschlüsselung umgestellt haben, bleibt es notwendig, E-Mails mit einem Antivirenprogramm zu schützen. G DATA bietet hierfür das Modul "Encrypted Connections (SSL)", das auch SSL-verschlüsselte E-Mails auf Viren und Malware prüft.

Damit die G DATA Software die mit SSL verschlüsselten E-Mails überprüfen kann, wird ein Zertifikat der G DATA Software in das E-Mail-Programm importiert. Dies gewährleistet, dass eingehende E-Mails zuverlässig überprüft werden können. Darüber hinaus unterstützt die Lösung die Signaturprüfung bei E-Mails, wodurch die Authentizität des Absenders verifiziert werden kann - ein wichtiger Schritt gegen Phishing-Angriffe, bei denen Absenderadressen gefälscht werden.

Sandboxing und Verhaltensanalyse

Das Sandboxing-Verfahren stellt eine weitere Sicherheitsebene dar. Hierbei werden verdächtige Programme in einer isolierten Umgebung ausgeführt, ohne Zugriff auf das eigentliche System zu erhalten. Programme können sich in dieser "Sandbox" austoben, ohne dass Schäden am System entstehen können.

Zusätzlich bietet das Verhaltensanalyse-System von G DATA (BEAST) einen entscheidenden Vorteil gegenüber herkömmlichen Verhaltensblockern: Anstatt nur einzelne verdächtige Aktivitäten zu erkennen, erfasst BEAST komplexe Zusammenhänge zwischen verschiedenen Prozessen. Dadurch werden auch fortschrittliche Angriffsmethoden identifiziert, bei denen bösartiges Verhalten auf mehrere Prozesse verteilt wird.

Besonders wertvoll ist diese Funktion gegen hochspezialisierte Malware, die speziell dafür entwickelt wurde, herkömmliche Sicherheitslösungen zu umgehen. Die Grafendatenbank-Technologie hinter BEAST ermöglicht zudem neue Möglichkeiten für die anschließende Entfernung von Malware.

Folglich bietet das G DATA Mail Protection Add-On nicht nur reaktiven Schutz gegen bekannte Bedrohungen, sondern auch proaktive Sicherheit gegen neue, bisher unbekannte Angriffsmethoden – eine unverzichtbare Funktion in der sich ständig weiterentwickelnden Bedrohungslandschaft.

Plattformen und Kompatibilität: Wo kann ich G DATA einsetzen?

Die Flexibilität der G DATA Mail Protection zeigt sich besonders in der breiten Palette unterstützter Systeme. Unternehmen können unabhängig von ihrer bestehenden IT-Infrastruktur von den Sicherheitsvorteilen profitieren.

Windows- und Exchange-Server

G DATA Mail Protection unterstützt eine beeindruckende Bandbreite an Windows-Betriebssystemen. Der G DATA Management Server, das Herzstück der Lösung, läuft auf modernen Windows Server-Versionen sowie auf Desktop-Betriebssystemen:

• Windows Server 2012 (R2), 2016, 2019, 2022 und 2025 (64-bit)
• Windows 8.1, 10 und 11 (32-bit und 64-bit)

Für Unternehmen mit lokaler Exchange-Infrastruktur bietet G DATA Exchange Mail Security zuverlässigen Schutz. Das Plug-in wird direkt auf dem Exchange-Server installiert und verbindet sich mit dem G DATA ManagementServer. Im Objektbaum erscheint dann ein Exchange-Eintrag, über den die Konfiguration erfolgt. Hierbei werden folgende Exchange-Versionen unterstützt:

• Microsoft Exchange Server 2013
• Microsoft Exchange Server 2016
• Microsoft Exchange Server 2019

Der Zugriffs-Scan funktioniert ähnlich wie der Dateisystemwächter des G DATA Security Clients. Er prüft alle ein- und ausgehenden E-Mails auf dem Exchange-Server auf Virenbefall und Spam. Da die Prüfung direkt im Transportdienst erfolgt, wird sowohl der interne als auch der externe Mailverkehr überwacht.

Integration in Outlook und andere Clients

Die nahtlose Integration in gängige E-Mail-Clients stellt einen weiteren Vorteil der G DATA Lösung dar. Insbesondere für Microsoft Outlook existieren spezielle Anpassungen, um maximale Sicherheit zu gewährleisten. Bei der Nutzung der Cloud-Lösung mit MX-Record-Umleitung auf mailprotection.gdata.de sollten Nutzer allerdings beachten, dass umgeleitete E-Mails in Outlook nicht korrekt verarbeitet werden können.

In diesem Fall empfiehlt G DATA, statt einer Umleitung eine Weiterleitungsregel in Outlook anzulegen. Dadurch wird eine neue, noch nicht gescannte E-Mail an G DATA gesendet, die angenommen, erneut geprüft und dann weitergeleitet wird. Diese Besonderheit verhindert potenzielle Endlosschleifen bei der E-Mail-Verarbeitung.

Darüber hinaus bietet die tiefgreifende Integration des Plug-ins in den Server einen transparenten Malware-Schutz. Nutzer bemerken die Sicherheitslösung im Hintergrund kaum, profitieren jedoch von zuverlässigem Schutz bei ihrer täglichen Arbeit.

Mobile Geräte und BYOD-Umgebungen

Moderne Arbeitsumgebungen erfordern Flexibilität – G DATA bietet daher umfassenden Schutz für mobile Endgeräte. Das Mobile Device Management (MDM) von G DATA ermöglicht die zentrale Verwaltung der Sicherheit von iOS- und Android-Mobilgeräten gemäß aktueller Datenschutzrichtlinien.

Für Android-Geräte wird Version 7 oder neuer unterstützt, während bei iOS-Geräten Version 15 oder neuer vorausgesetzt wird. Dank Cloud-Anbindung erhalten die Geräte immer die neuesten Schutz-Updates, selbst außerhalb des Firmennetzwerks.

Besonders hervorzuheben ist die BYOD-Unterstützung (Bring Your Own Device). Seit Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung am 25. Mai 2018 müssen Unternehmen sicherstellen, dass persönliche und geschäftliche Daten auf BYOD-Geräten strikt getrennt werden. Die MDM-Software von G DATA vereinfacht die Verwaltung dieser Mobilgerätelandschaft und erfüllt gleichzeitig die strengen Anforderungen des rechtlichen Rahmens.

Folglich bietet G DATA eine umfassende Plattformunterstützung für nahezu jedes Unternehmensumfeld – von klassischen Windows-Servern über Exchange-Integrationen bis hin zu mobilen Endgeräten. Diese Flexibilität ermöglicht es Unternehmen jeder Größe, ihre E-Mail-Kommunikation effektiv zu schützen.

Zusätzliche Tools für mehr Sicherheit

Neben der Kernfunktionalität des Mail Protection Add-Ons bietet G DATA weitere praktische Werkzeuge, die das Sicherheitskonzept vervollständigen. Diese zusätzlichen Tools helfen dabei, potenzielle Schwachstellen zu schließen und den Schutz vor digitalen Bedrohungen zu maximieren.

G DATA BootMedium zur Notfallwiederherstellung

Das G DATA BootMedium dient als wertvolles Notfallwerkzeug, wenn herkömmliche Sicherheitsmaßnahmen nicht mehr greifen. Es ermöglicht die Erkennung von Viren, die sich bereits vor der Installation der Antivirensoftware im System eingenistet haben. Die Besonderheit: Das BootMedium startet noch vor dem Windows-Betriebssystem und kann somit Malware identifizieren, die sich tief im System verankert hat.

Bei der Verwendung handelt es sich um eine ISO-Datei, die auf CD/DVD gebrannt oder über ein virtuelles Laufwerk auf einen USB-Stick übertragen werden kann. Nach dem Start des Computers wählt der Nutzer im Bootmenü die Option "G DATA Boot-Medium". Daraufhin startet ein Linux-Betriebssystem mit einer G DATA Spezialversion für Bootscans.

Besonders wertvoll ist die Fähigkeit, den Computer zu überprüfen, wenn Windows nicht mehr startet. Der Scan identifiziert Viren und Schadsoftware, wobei der Vorgang je nach Rechnertyp und Festplattengröße eine Stunde oder länger dauern kann. Bei Funden kann die Malware direkt entfernt werden, wodurch anschließend die Originaldateien wieder zur Verfügung stehen.

Passwortmanager und Generator

Der G DATA Passwortgenerator erstellt sichere Passwörter nach individuellen Kriterien und überprüft gleichzeitig die Stärke bestehender Passwörter. Das Tool bewertet Passwörter in fünf Kategorien:

• Schwach
• Moderat
• Stark
• Sehr Stark
• Extrem Stark

Bei der Bewertung berücksichtigt das Tool nicht nur die Länge des Passworts, sondern auch die Art der verwendeten Zeichen. Je nach Kombination von Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen werden Punkte vergeben. Maximal sind 18 Punkte möglich, wobei ein Passwort mit 16-18 Punkten als "Extrem Stark" eingestuft wird.

Der Generator kommt ohne Installation aus und benötigt keine G DATA Produktlizenz. Nutzer können die Art der zu verwendenden Zeichen auswählen und die Passwortlänge konfigurieren. Zusätzlich berechnet das Tool den geschätzten Aufwand, der nötig wäre, um das Passwort mittels Brute-Force-Methode zu knacken.

Darüber hinaus bietet G DATA einen Passwortmanager, der seit Version 25.2.0.1 in G DATA Total Security integriert ist. Er ermöglicht die bequeme Verwaltung von Passwörtern und deren Nutzung im Browser. Kompatibel sind die neuesten Versionen von Google Chrome und Microsoft Internet Explorer.

USB Keyboard Guard gegen Hardware-Angriffe

Im Gegensatz zur verbreiteten Meinung können USB-Geräte erhebliche Sicherheitsrisiken darstellen. Der G DATA USB Keyboard Guard schützt vor einer besonders gefährlichen Angriffsform: USB-Geräte, die sich als Tastaturen ausgeben, um schädliche Befehle einzuschleusen.

Während klassische Antiviren-Programme gegen diese "BadUSB"-Angriffe machtlos sind, bietet dieses kostenlose Add-on wirksamen Schutz. Die Funktionsweise ist einfach und effektiv: Wird vom System eine neue Tastatur erkannt, blockiert der USB Keyboard Guard zunächst den Zugriff und zeigt ein Popup an. Der Nutzer kann dann in Ruhe prüfen, ob es sich tatsächlich um eine legitime Tastatur handelt, und den Zugriff entweder dauerhaft zulassen oder unterbinden.

Diese Schutzmaßnahme ist besonders wichtig, da manipulierte USB-Geräte sich als Tastatur anmelden, unbemerkt Befehle eingeben und einem Angreifer aus der Ferne die Kontrolle über das System ermöglichen können. Selbst andere USB-Geräte wie Mäuse, Drucker oder Digitalkameras können theoretisch zu Angriffsvektoren werden, wenn ihre Firmware manipuliert wird.

Folglich ergänzen diese zusätzlichen Tools das G DATA Mail Protection Add-On optimal und bieten umfassenden Schutz vor verschiedenen Angriffsszenarien – von der E-Mail-Sicherheit über Passwortmanagement bis hin zur Abwehr von Hardware-basierten Attacken.

Support, Updates und Lizenzmodelle

Bei der Auswahl einer Sicherheitslösung spielen neben technischen Aspekten auch Lizenzmodelle und Support eine entscheidende Rolle. G DATA bietet hier verschiedene Optionen, die sich an unterschiedliche Unternehmensgrößen anpassen.

Laufzeit und Benutzerstaffelung

Die Lizenzmodelle von G DATA sind flexibel gestaltet und werden seit Dezember 2022 ausschließlich als Subscription angeboten. Kunden können zwischen Laufzeiten von einem, zwei oder drei Jahren wählen. Besonders vorteilhaft ist die Rabattstaffelung basierend auf der Nutzerzahl. Diese beginnt bei 5 Nutzern und setzt sich bei 10, 25, 50 und 100 Nutzern fort, wodurch größere Organisationen von günstigeren Konditionen profitieren.

Für Neukunden sowie Bestandskunden gilt eine Mindestbestellmenge von 5 Lizenzen. Behörden und Bildungseinrichtungen erhalten darüber hinaus Sonderkonditionen. Die Preisgestaltung ist dabei transparent: Bei einer Staffelung von 5-9 Nutzern liegt der Netto-Preis beispielsweise bei 42,77 € pro Nutzer für ein Jahr, während bei 25-49 Nutzern nur noch 34,64 € pro Nutzer anfallen.

Automatische Updates und Cloud-Intelligenz

Ein zentraler Vorteil der G DATA Lösungen liegt in den automatischen Updates. Produktaktualisierungen und Informationen über neue Malware werden regelmäßig und ohne Nutzereingriff heruntergeladen. Dies garantiert, dass die Sicherheitssysteme stets auf dem aktuellsten Stand sind.

Bei größeren Umgebungen mit mehr als 10 Clients empfiehlt G DATA eine gestaffelte Update-Verteilung. Diese Methode reduziert die Server- und Netzwerkbelastung während eines Programmupdate-Vorgangs erheblich. Zudem beinhaltet der Updateprozess auf Version 15.1 und höher die Installation des Microsoft .NET Framework 4.8, falls dieser noch nicht vorhanden sein sollte.

Kundensupport und Fernwartung

Bemerkenswert ist insbesondere der umfangreiche Kundensupport, der rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr erreichbar ist. Das Support-Team arbeitet direkt am G DATA Hauptsitz in Bochum, unmittelbar neben der Software-Entwicklung – statt in anonymen Call-Centern. Diese enge Verzahnung ermöglicht schnelle und kompetente Hilfe bei technischen Fragen.

Für komplexere Probleme bietet G DATA Fernwartung mittels TeamViewer an. Nach Terminvereinbarung kann der Support per Fernzugriff direkt auf dem betroffenen System arbeiten. Nach dem Herunterladen des TeamViewer-Clients und Bestätigung der Nutzungsbedingungen erhält der Supportmitarbeiter temporären Zugriff und kann direkt bei der Problemlösung unterstützen.

Folglich bietet G DATA nicht nur technisch ausgereiften Schutz, sondern überzeugt auch durch flexible Lizenzmodelle, automatische Updates und erstklassigen Support.